三江学院学生档案管理规定
第一章 总则
第一条为规范档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、教育部《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）和国家档案局《高等学校档案管理办法》（第27号令），结合我校档案工作的实际情况，特制定本规定。
第二条本规定适用于具有我校正式学籍的全日制在校学生。
第三条学生档案工作是贯彻执行党的教育方针，为培养、选拔、录用人才服务的一项经常性的基础工作，是学校基础性工作的重要组成部分。
第四条学生档案是用人单位全面了解和选拔人才的重要依据，学生档案管理工作必须严格执行国家有关法规和学校档案管理制度，学生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则。
第五条学生档案工作，在学校党政管理部门的宏观管理组织协调下，实行学校就业办归口管理，院系和相关职能部门密切配合的管理制度。
第六条学生档案管理人员应认真履行岗位工作职责，学习档案管理法律法规，熟悉档案管理业务，严格遵守档案工作纪律，努力提高档案管理和服务水平。
第二章 管理流程和职责分工
第七条各院系应明确分管学生工作的副院长（或副书记）领导学生档案管理工作。本学院辅导员负责对学生档案材料的收集、整理、归(建)档、保管、利用、转递等相关管理工作。
第八条招生办、就业办等有关单位应及时提供新生录取材料、毕业生派遣名单等材料。
第九条院系档案管理人员职责：
(一) 院系应及时将本单位负责学生档案工作的领导和管理人员名单、联系方式等信息告知就业办。学生档案管理人员工作变动时，应在变动前将所保管档案的数量、状况等与继任人员交接清楚，办理相关的移交手续。
(二) 立档：新生入学注册取得学籍后，院系辅导员应及时收集、整理学生档案材料。
(三) 归档：对材料不全的档案，辅导员要按规定补齐材料。所有档案依据专业、年级、班级分类汇总，按学号顺序排列妥善保管。
(四) 学生毕业后，辅导员须按我校“归档材料”要求收集、整理装入档案袋，并按要求填写档案袋封面信息。
(五) 院系辅导员对已密封档案的正确性和完整性负责，不得擅自变动存档文件，并对缺档、销档产生的后果承担责任。
第十条招生办、就业办工作人员的职责：
(一) 负责全校学生档案的接收转递工作。
(二) 办理学生档案查阅工作。
(三) 提供学生档案政策指导与查询服务。
(四）办理其它有关学生档案事项。
第三章 归档材料
第十一条本科新生归档材料
(一) 高中毕业生登记表
(二) 高中学籍卡
(三) 入学通知书
(四) 高考报名登记表
(五) 考生信息确认表
(六) 体检报告
(七) 党、团组织材料
第十二条本科毕业生归档材料的主要内容
(一) 新生归档材料
(二) 入学体检报告
(三) 入学通知书
(四) 学籍档案
(五) 奖惩记录
(六) 党、团组织材料
(七) 普通高等学校毕业生登记表
(八) 其他可供组织参考的有保存价值的材料。
第四章 学生档案的利用
第十三条因工作需要查阅和借用学生档案，应遵守以下规定：
(一) 学生个人不得查阅自己的档案。如确有特殊情况，则由院系辅导员代为查阅。
(二) 外单位有关人员阅档，须持有单位介绍信和身份证件，并说明查询内容和目的，经各院系分管学生工作的副院长（或副书记）批准方可查阅。查阅者不准翻阅与自己调查无关的档案材料。
(三) 查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁拆卷、涂改、抽取、撤换档案材料，更不能将档案交本人或亲属翻阅。若出现此类情况按学校有关规定处理。构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
(四) 学生档案原则上不得外借，如必须借出使用时，要由借阅单位或部门出示书面借阅理由，由主管领导审批并严格履行登记手续，限期归还。借阅档案单位或部门对借出的档案要严格管理，不得擅自转借他人。任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的学生档案。
(五) 档案归还时，档案工作人员要仔细检查核对无误后方可办理相关手续。
第五章 学生档案的转递
第十四条学生档案须按教育部、人社部的规定和我校相关管理规定由就业办统一寄发。
第十五条应届本科毕业生考取外校研究生，根据录取通知书上的信息转递档案。
第十六条转递学生档案应遵守下列规定：
（一）严禁个人自带档案。
（二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理，不得扣留或分批转出。
三江学院学生发展与服务中心
2025年5月12日