第一章 总则
第一条根据《中华人民共和国档案法》、教育部《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）和国家档案局《高等学校档案管理办法》（第27号令），为进一步加强对学生档案的管理工作，有效地保护和使用学生档案，使学生档案管理工作科学化、规范化、制度化，更好地为学生和有关管理部门服务，特制定本规定。
第二条学生档案管理是学校工作的重要组成部分，也是人事档案工作的组成部分之一，它是贯彻执行党的教育方针，为培养、选拔、录用人才服务的一项经常性的基础工作。
第三条学生档案是用人单位全面了解和选拨人才的重要依据，学生档案管理工作必须严格执行国家和学校有关档案管理制度，确保学生档案的完整、准确与安全。
第四条学生档案工作，在学校党政管理部门的宏观管理组织协调下，由招生就业中心进行行政领导，并在学生工作部、教务处的共同支持下由就业办全面负责做好学生档案管理工作。
第五条我校学生档案采用招生就业中心集中管理和各院系学生档案管理人员协同管理相结合的制度。
第二章管理流程和职责分工
第六条学生工作部、教务处、各院系等单位应将学生档案工作纳入有关工作人员的职责范围。各院系应明确分管学生工作的副院长（或副书记）领导学生档案工作，并配备相应的学生档案工作人员，负责学生档案材料的收集、整理、归档和移交等工作。
第七条学生工作处、教务处等有关单位应及时招生中心提供本科生新生花名册、毕业生派遣名单、学籍异动表等材料。
第八条院系学生工作办公室档案工作人员职责：
(一)各院系应及时将本单位负责学生档案工作的领导和工作人员名单、联系方式等信息告知就业办备案。学生档案工作人员工作变动时，应在变动前将所保管档案的数量、状况等与继任人员交接清楚，办理相关的移交手续，并及时将新上任人员名单、联系方式告知就业办。各部门应配备好档案管理人员，并加强对工作的领导和档案管理人员的教育、培训和考核。
(二)立档：新生入学注册取得学籍后，由所在院系辅导员将所有学生档案收齐，并按照《三江学院新生档案整理清单》整理、登记成册。
(三）归档：新生档案收齐后，按学号、班级顺序排列，由辅导员将新生档案和相应的《三江学院新生档案整理清单》一并移交本院系学生档案管理人员，经核对后办理相应的签收手续。立档材料，归档材料全部上交招生就业处备案。对于材料不齐全的新生档案，列出所缺材料清单，反馈给辅导员，由辅导员负责告知学生，尽快把所缺材料补齐。
(四）学生毕业前，辅导员将符合毕业资格学生的所有材料（包括党建材料、报到证等）收齐、装入档案袋，填写《三江学院毕业生档案整理清单》，并按《毕业生就业协议》上所填档案寄递地址填写《三江学院毕业生档案转递清单》。
(五)院系学生档案工作人员负责已密封档案的正确性和完整性，不得擅自变动存档文件，并对缺档、销档产生的后果承担责任。院系送档案时，列出本次送档清单，与就业办办理交接手续。
(六)对不能按时毕业学生的遗留档案，各院系要负责及时补充所缺材料，按照毕业生档案转递要求转递学生档案。
(七)毕业生档案一律由就业办通过法定途径转递，院系档案工作人员不得擅自将档案交毕业生本人或他人带走。
第九条招生就业中心工作人员的职责：
(一)接收新生档案备案材料。新生报到注册后，招生办负责接收各院系送来的新生档案备案材料，核对数量后办理相应的签收手续。对不符合归档要求的档案材料进行书面审查，退还归档单位，改正后再归档备案。
(二)办理学生档案查阅、借阅事宜，接待用人单位政审,院系各党支部学生党建材料的借用和归还。
(三)办理学生学籍异动手续。为转学、转系、转专业、转入下一级、转入上一级、休学、复学、退学的学生办理相关手续和档案转递等工作。
(四）接收全校各院系送来的毕业生档案，做好毕业生档案的登记工作。
(五)负责毕业生档案的对外转递工作。
(六)网上提供毕业生档案去向查询服务。
(七)办理其它有关学生档案事项。
第三章 归档范围
第十条我校学生档案管理范围包括本科生档案。学生类型均为正式注册的全日制学生。
第十一条本科新生归档材料
(一)高中毕业生登记表
(二)高考档案
(三)入学通知书
(四)考生信息确认表
(五)入学体检报告
(六)入党材料
(七)入团材料。
第十四条本科毕业生归档材料的主要内容
(一)高中毕业生登记表
(二)高考档案
(三)入学通知书
(四)考生信息确认表
(五)入学体检报告
(六)入党材料
(七)入团材料。
(八)普通高等学校毕业生登记表（由国家教育部、省教育厅统一监制）；
(九)学生在校期间学习成绩表
(十)学生在校期间表彰奖励以及相关处理决定；
(十一)全国普通高校本专科毕业生就业通知书（报到证下联）
(十二)其他可供组织参考的有保存价值的材料。
第四章学生档案的利用
第十七条因工作需要查阅和借用学生档案，应遵守以下规定：
(一)学生个人不得查阅自己的档案。如确有特殊情况，则由院习管理学生工作的专职人员代为查阅。
(二)外单位有关人员阅档，须持有单位介绍信和身份证件，并说明查询内容和目的，经有关领导批准方可查阅。查阅者不准翻阅与自己调查无关的档案材料。
(三)查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁拆卷、涂改、抽取、撤换档案材料，更不能将档案交本人或亲属翻阅。若出现此类情况按学校有关规定处理。
(四）学生档案原则上不得外借，如必须借出使用时，要由借阅单位或部门出示书面借阅理由，由主管领导审批并严格履行登记手续，限期归还。借阅档案单位或部门对借出的档案要严格管理，不得擅自转借他人。任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的学生档案。
(五)档案归还时，档案工作人员要仔细检查核对无误后方可办理相关手续。
第五章 学生档案的转递
第十八条学生毕业后个人档案应立即转到学生的档案接收单位，与毕业生就业派遣系统信息一致。
第十九条应届本科毕业生考取外校研究生，录取单位需提前调档时，学生将调档函或录取通知书先交给所在院系学生档案工作人员登记备案后,再将调档函或录取通知书送招生就业中心办理就业手续。当学生正式毕业后，再将档案材料进行转递。
第二十条转递学生档案应遵守下列规定：
（一）学生档案应通过法定渠道转递，不能邮寄，不得交学生本人自带；如因毕业就业等原因确需自带的，应持就业单位同意本人自带档案的证明信和本人申请，经学生部领导同意后方可自带。自带档案必须严格密封。若档案丢失，由本人负责。
（二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理，不得扣留材料或分批转出。
三江学院招生就业中心
2017年10月29日