三江学院文旅院教学档案建设与管理办法（试行）
第一章总则
第一条 教学档案是高等院校在教学实践活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像载体等不同形式的教学文件材料的总称。教学档案是教学管理工作中的重要组成部分，是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。为了进一步加强我校本科教学档案工作，特制定本办法。
第二条 根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法》、《江苏省高等学校档案管理办法》和《三江学院本科教学档案管理办法》等法律、法规，结合我院实际情况，制定本办法，以进一步规范教学单位本科教学档案工作，为日常教学管理和专业改革建设务。
第二章管理机构、管理人员及职责
第三条 我院本科教学档案由院办公室主管，实行教学秘书统筹，各类档案材料负责人分别管理的原则，负责应归档材料的接收、征集、整理、编目、保管和统计工作。教学秘书应按照《三江学院本科教学档案建设与管理办法》中各类档案管理实施细则的要求，组织本单位教学、科研、和管理人员及时提交和整理档案材料。
第三章档案管理工作流程
第四条 根据《三江学院本科教学档案建设与管理办法》有关规定，教学单位本科教学档案主要包括综合、专业建设、师资队伍建设、课程建设、教学运行、实践教学、实验室和实习基地建设与管理、教学质量管理、教学改革与研究、学籍管理与人才培养效果等方面内容，具体负责人和档案分类详见本办法附表1。
第五条 相关档案负责人也为档案立卷人，档案立卷人当按照纸质和电子文件材料的自然形成规律，对文件材系统整理组卷，编制页码和卷号，制作卷内目录，对各类档案归档范围、分类编号和保管期限等按照《三江学院本科教学档案建设与管理办法》执行。
第六条：我院本科教学档案按照每年度集中两次汇总，每学期档案材料集中提交时间为开学第五周之前。所有档案材料要求纸质和电子档案同步归档，以便后期档案的利用与挖掘。
第七条 凡归档的特殊格式（如数据库）电子文件应包括相关支持软件；声像档案要确保声音和图像清晰。归档纸质文件所用纸张一般为A4纸，图纸按此规格叠成手风琴式，并将图名和图签折在外面。声像和电子文档材料归档要做好备份，电子文档材料原则上以PDF格式保存。
第八条所有电子材料请上传至office365云空间相应的文件包中，所有材料需要注明档案编号，纸质的用铅笔在文件左上角标注，电子的在文件名中标注。
第九条相关档案负责人打印卷内目录及填写备考表（附表2）。各档案负责人应填写本卷情况说明，部分应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；案卷立好后发生或发现的问题由档案管理人员填写并签名标注时间。立卷人一栏由组成本卷的责任者签名；检查人一栏由立卷单位教学负责人对案卷进行审核签名。
第四章 档案利用与开发
第十条 凡涉及学院的社会媒体报道以及学校、教学单位、教师和学生在各项教学工作和重要活动中使用计算机、数码相机、数码摄像机等现代技术手段形成的，具有长期、永久保存价值的数字记录形式的电子文件均应归档，如考试音频材料、机考电子文档材料、多媒体课件、教学实践活动的过程和成果影像资料、重要活动实况及照片、展板、画册和宣传册等。
第十一条凡涉及学生各种竞赛、课外实训和课外培训等文件材料，本着谁组织，谁负责的原则，由各系、学工分别负责对学生获奖证书和职业资格证书等进行收集和整理，并对证书和奖杯等进行扫描、拍照或摄像归档，及时移交档案管理人员。
第十二条做好本单位领导有关教学工作会议记录、教师教学研究与教学改革活动记录、试卷、课程设计、生产实习、毕业设计以及教师和学生获奖等各种相关材料的形成、积累工作，尤其是在教学过程中形成的典型材料和优秀成果，以彰显我校应用型办学特色及水平。
第十三条 本单位教学档案查阅应办理登记手续，借阅须经档案管理员批准，在卷内备考表中注明并签字，期限一般在一周以内。借阅档案应当面清点，不得代借代还。
第十四条本办法自公布之日起实施。
第十五条 本办法由文化产业与旅游管理学院办公室负责解释。
附表1：三江学院教学单位本科教学档案集存文件材料一览表
附表1：
三江学院教学单位本科教学档案集存文件材料一览表
一级类目 | 二级类目 | 备注 | 责任人 | |||
名称 | 编号 | 名 称 | 编号 | 保管期限 | ||
综 合 类 | 01 | 教学管理文件 | 01 | 长期 | 校级及以上文件仅归档下发的纸质文件，每年一册；教学单位文件为活档） | 汤蓉 |
教学单位教学工作计划、总结 | 02 | 长期 | 每年合订一册 | 汤蓉 | ||
教学委员会、学位委员会、专业指导委员会的构成、会议记录等 | 03 | 长期 | 活档案（首次归档教学委员会、学位委员会、专业指导委员会的构成，之后每年仅归档新增和更改的相关材料） | 汤蓉 | ||
领导研究教学工作的会议记录和教育改革研讨会等有关教学工作方面活动材料；大型教学活动声、像、文字资料 | 04 | 长期 | 每年合订一册 | 朱桂元 | ||
师 资 队 伍 建 设 类 | 02 | 专任教师、教学管理信息一览表、人才引进年度计划以及新教师引进、考核记录和教学等方面评价材料 | 01 | 长期 | 每年一册（一览表包含职称、年龄、学历和学位及毕业院校和专业等） | 朱桂元 |
教师培养和学术活动相关材料 | 02 | 长期 | 每年一册（含在职进修、青年教师导师制、教学竞赛、学校举办和教师参加校内外学术活动材料；教学名师、优秀教学骨干、学术带头人、教学团队建设等材料） | 朱桂元；汤蓉；王丽 | ||
教师个人业务档案 | 03 | 长期 | 每人一册（活档案，包含每年更新的个人登记表电子档案，学历和职称、社会兼职、教材和著作、评优或受处分、参加重要活动报道和照片等纸质材料，纵向项目立项和验收的批文、横向项目合同、论文、专利） | 朱桂元 | ||
外聘教师信息表及聘用协议 | 04 | 长期 | 活档案（信息表首次归档按当年在聘外聘教师，协议书包含信息表中所有人员的协议；之后每年如有人员变动，信息表相应更新，新增加的人员协议） | 张晓玲 | ||
学 科 专 业 建 设 类 | 03 | 学科专业建设规划及专业设置一览表，学科专业建设总结 | 01 | 长期 | 五年规划开始归学科专业建设规划，五年规划末归学科专业建设总结专业设置与上年没有变化，不重复归档 | 王丽 |
新增专业（方向）建设材料 | 02 | 长期 | 每专业一册（包含申报书、批文、评估、验收、学士学位授予权申请及批文等相关材料，立项年度开始建活档案，学士学位授权年度装订归档） | 何萍 | ||
品牌、特色、重点及卓越工程师培养计划等专业建设 | 03 | 长期 | 每专业一册（包含申报、立项、检查、验收及获奖等相关材料，立项年度开始建活档案，验收年度装订） | 王丽 | ||
人才培养方案制（修）订相关材料 | 04 | 长期 | 每专业一册（包括编制说明、调研、论证和定稿的人才培养方案等材料；人才培养方案调整审批表） | 张晓玲 | ||
课 程 建 设 类 | 04 | 各专业课程建设规划及总结 | 01 | 长期 | 每五年合订一册（课程建设规划和总结的时间周期为“五年”，尽可能与学校“五年”规划时间节点一致） | 各系 |
课程教学大纲（含实验、实习、课程设计等教学大纲）、论证材料及审批手续 | 02 | 长期 | 每年一册（除论证材料和审批手续用纸质保存外，课程教学大纲采用电子档案，附纸质清单，并标明电子文件所存放空间位置） | 张晓玲 | ||
视频公开课和资源共享课（含mooc、微课）等课程建设申报、立项、检查、验收、获奖等相关材料 | 03 | 长期 | 每门课程一册（含视频等电子档案，立项年度开始建活档案，验收年度装订，电子文件标明清单和存放位置） | 章柏平；曾超 | ||
教材建设规划；教材建设申报、立项、检查、验收、获奖等材料以及 出版的教材 | 04 | 长期 | 每年一册（立项年度开始建活档案，教材出版年度装订，教材保存教材封面、封底复印件和版权页书） |
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各学期选用教材统计表及教材选用审批表（教材征订单） | 05 | 短期 | 每年一册 （如为自编教材，在标注栏中标注） | 张晓玲 | ||
教 学 运 行 程 类 | 05 | 教学任务书、教学进程表
| 01 | 短期 | 每年合订一册（进程表仅归档与本单位相关部分，如采用电子档案，附纸质清单，并标明电子文件所存放空间位置） | 封冲 |
授课计划 | 02 | 短期 | 每学期一册（纸质归档其编号可编为02-1、02-2；如采用电子档案，附纸质清单，并标明电子文件所存放空间位置） | 张晓玲 | ||
教师调课、停课申清单等材料 | 03 | 短期 | 每年合订一册 | 张晓玲 | ||
考试安排表、考试日程安排表 | 04 | 短期 | 每学期一册（纸质归档其编号可编为02-1、02-2；如采用电子档案，附纸质清单，并标明电子文件所存放空间位置） | 封冲 | ||
课程考试资料 | 05 | 长期 | 目录每年一册 每门课程一册（包括AB卷空白卷、AB卷参考答案和评分标准、监考情况报表、学生考勤及成绩考核登记簿、成绩登记表、课程考试分析及教学小结表）。 试卷审核表每年一册。 | 封冲 | ||
考试试卷（含大作业、论文、机考电子文档等相关课程考核材料） | 06 | 短期 | 目录每年一册 期末试卷按课程每班一册；先修（重修）试卷按课程和教师归档；补考试卷按课程和教师归档（含监考情况报表、成绩单）；机考采用电子档案，附纸质清单，标明电子文件所存放空间位置。 | 封冲 | ||
缓（补）考、免考、重修申请材料 | 07 | 短期 | 缓（补）考、免考每年合订一册（编号07-1），重修申请每年合订一册（编号07-2） | 封冲 | ||
实 践 教 学 类 | 06 | 新开和更新实验项目的教学大纲、试讲和试做记录、评分标准、实验教材（指导书）及新增和更新课程设计、综合实验周和实习等实践课程教学大纲、任务书、教材（指导书） | 01 | 长期 | 每个实验项目或每门实践课一册 | 张晓玲 |
课程设计、综合实验周和实习等实践课程任务书及学生成果（含实践课程报告、图纸等）、评分标准、成绩单和教学小结等材料 | 02 | 长期或短期 | 每门实践课一册（含任务书、成绩单和3份优秀学生的典型成果，多班级开课应避免在同一班级收集典型材料）长期保存；学生的实践课程报告、图纸及实践教学小结等按班级归档（被抽典型材料的学生，在教学小结中说明），短期保存备查； 重修实践课每学期合订一册（含成绩单等），其余材料按课程归档，短期保存备查。 | 封冲 | ||
课程实验报告及实验成绩单 | 03 | 长期或短期 | 每门课程的实验一册（含课程的每个实验项目的成绩及课程实验的总成绩，每个实验项目的3份优秀典型实验报告，多班级开课应避免在同一班级收集典型材料，长期保存）。课程实验报告按班级归档（附被抽典型材料的学生名单），短期保存备查； | 封冲 | ||
学生参加科技竞赛、创新创业项目的情况统计，以及申报、立项、验收等相关材料（含国家、省、校三级项目） | 04 | 长期或短期 | 每年一册（含项目统计表及立项和验收批文、照片或视频等相关过程材料，影像资料电子文件保存，卷内列清单，并标明电子文件所存放空间位置），长期保存；项目立项和验收等申报材料电子档案另行归档，短期保存。 | 各系、张彦儒 | ||
毕业设计 | 05 | 长期 或 短期 | 1）单位（专业）毕业设计（论文）工作计划，毕业设计（论文）选题、审题表，毕业设计（论文）选题汇总表（含选题变更审批手续，校外毕业设计（论文）申请表，校外毕业设计（论文）情况汇总表，毕业设计（论文）中期检查材料（含中期检查总结），毕业设计（论文）答辩委员会和答辩小组人员名单，毕业设计（论文）答辩工作日程安排及分组名单，未通过答辩资格审查的学生名单，毕业设计（论文）情况统计表，毕业设计（论文）工作总结、合订一册，长期保存。 2）学生毕业设计（论文）资料按班级和学生归档，应包括毕业设计（论文）任务书，开题报告（含文献综述），外文资料翻译译文（附原文），指导情况记录，指导教师评阅表，评阅教师评阅表，答辩记录及总评成绩表，毕业设计（论文），毕业设计（论文）的其他成果（图纸、光盘、程序等），具体要求按教务处相关规定执行；校级及以上优秀毕业设计说明书（论文）及有关材料（含模型等作品）长期保存，其余材料短期保存。 3）二次答辩资料每年一册（含学生名单、审批及成绩审核表、答辩小组人员组成、成绩统计表等）长期保存，其它材料按短期档案保存。 | 封冲 | ||
实验室、实习基地建设与管理类 | 07 | 实训中心、实验室与工作室基本情况统计表、实验室（工作室）建设规划及工作总结 | 01 | 长期 | 每年一册（实验室（工作室）建设规划按五年制定，尽可能与学校“五年”规划时间节点一致；基本情况统计（面积与仪器设备）和工作总结按年度），没有更新的实验室不重复归档。 | 章柏平 |
实验室建设项目（含校内建设项目、省级实验室教学与实践教育中心、大学生校外实践教育基地）的申报、立项、验收等材料 | 02 | 长期 | 每项一册（立项年度开始建活档案，验收年度装订归档） | |||
实验室实验记录、维修记录、安全记录等 | 04 | 长期 | 每个实验室一册 | |||
大型仪器设备运行、使用、维护保养、维修等原始记录 | 05 | 长期 | 每年一册 | |||
教学质量管理类 | 08 | 教学质量监控组织机构、工作计划及总结等材料 | 01 | 长期 | 每年一册 | 汤蓉 |
每学期各类教学检查记录、学生网上评教、学生及教师座谈会记录、教学情况征求意见表（问卷调查表）等 | 02 | 长期 | 每学期一册各类检查记录（包含每学期期初教学检查情况、期中教学情况总结） | 各系 | ||
领导与督导及同行听课记录 | 03 | 长期 | 每学期一册 | 封冲 | ||
学生信息员信息反馈相关材料，教学事故认定及处理记录等相关材料 | 04 | 长期 | 每年一册 | 封冲 | ||
各教学环节质量标准 | 05 | 长期 | 每年一册 | 汤蓉 | ||
教学改革与研究类 | 09 | 教学沙龙、教研室教研活动记录和教研活动总结等相关教研材料 | 01 | 长期 | 每年一册 | 各系 |
教育研究项目立项申报、中期检查、结题验收等材料 | 02 | 长期 | 每项一册（立项年度开始建活档案，验收年度装订归档） | 曾超 | ||
教学改革项目立项申报、中期检查、结题验收等材料 | 03 | 长期 | 每项一册（立项年度开始建活档案，验收年度装订归档） | 张彦儒 | ||
教研与教改项目的立项和验收清单及批文、教研论文清单、教育改革研究课题成果汇编和获奖等材料 | 04 | 长期 | 每年一册 | 各系 | ||
学籍管理与人才培养效果类 | 10 | 新生名册、毕业生名册、学业预警和学籍异动等相关材料 | 01 | 长期 | 每年一册 | 学工 |
学生参加科技竞赛等各类获奖证书及有关情况统计材料 | 02 | 长期 | 每年一册（证书电子文档归档，附纸质清单） | 学工 | ||
学生参加社会实践、课外实训、课外培训等素质与能力培养获得的证书及有关情况统计材料 | 03 | 长期 | 每年一册（证书电子文档归档，附纸质清单） | 学工 | ||
学生发表论文、申请和授权专利、考研出国深造录取通知书等复印件及有关情况统计材料 | 04 | 长期 | 每年一册（电子文档归档，附纸质清单） | 各系；学工 | ||
学生英语等级考试、计算机等级考试、获取职业资格（技能）证书的相关材料 | 05 | 长期 | 每年一册（电子文档归档，附纸质清单） | 学工 | ||
教学质量报告（专业教学单位包含毕业生就业质量报告）、毕业生跟踪调查材料、校友典型事例及相关社会媒体报道等 | 06 | 长期 | 每年一册 | 学工 | ||
其他 | 07 | 长期 | 学生所获奖杯和奖状，学生优秀作品（如实物、模型和展板等）集中陈列展示。 | 学工 | ||
