第一章 总 则
第一条为进一步规范学校的档案工作，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《归档文件整理规则》、《高等学校档案管理办法》等法规，结合我校实际，特制定本办法。
第二条学校档案是指学校从事教学、科研和党政管理以及其他各项活动中形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体形式的文件材料。
第三条 学校档案工作是学校重要的基础性工作，是体现学校办学质量和管理水平的重要标志之一，学校应当对其加强领导和管理，将之纳入学校整体发展规划。
第四条学校各校区、各学院、各部门、各单位等系统在工作活动中形成的各种门类、不同载体的档案，均由校档案室实行集中统一管理，以确保档案完整、准确、系统和安全，便于档案信息资源的开发利用，实现资源共享。
第二章 档案管理体制、机构及其职责
第五条 学校档案工作由校长领导，其主要职责：
（一）贯彻执行国家和省关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案工作与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需的设备和经费。
分工负责档案工作的校领导协助校长负责档案工作，及时协调工作关系，解决工作问题。
第六条学校设校档案室，隶属于校(党)办。校档案室是学校档案工作的职能管理部门，主管全校的档案工作。负责对全校档案工作实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督指导；负责永久保存和提供利用学校档案。
第七条 校档案室的工作职责
（一）制订学校档案工作发展规划，工作计划及规章制度；
（二）指导、协助、监督、检查各学院、各部门、各单位的各类档案材料的收集整理工作；
（三）根据不同门类、不同载体档案材料归档的特点，做好档案的接收、整理、鉴定、编目、统计、保管和利用工作，做到科学管理档案，严守档案机密，确保档案安全；
（四）建立学校档案工作网络，组织全校档案工作人员的业务培训，开展档案学术研究和交流活动，提高档案工作人员素质和档案工作水平；
（五）负责编制档案检索工具，编辑档案参考资料，汇编档案文献；
（六）开展档案编研工作，多途径、多形式地开发档案信息资源，为教学、科研、管理等各项工作提供服务；
（七）完成校领导交办的其他任务。
第八条 学校各学院、各部门、各单位明确一名负责人分管该单位的档案工作，并根据实际情况配备一名专（兼）职档案人员，负责本单位档案的收集、整理和移交工作。
第九条 现阶段，学校档案实行集中保管和分室保管相结合。学校设立的档案分室为：
（一）教学档案分室，由教务处负责；
（二）人事档案分室，由人事组织部负责；
（三）财务档案分室，由财务处负责；
（四）学生档案分室，由学生工作部负责；
（五）各校区各类档案，由各校区负责。
学校各类档案在档案室的统一指导下，按同一标准，同一要求收集、整理、立卷保存，条件成熟时及时向档案室办理移交。
第三章档案工作人员和经费、库房和设备
第十条 档案工作人员必须政治立场坚定，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，具备一定的档案业务专业知识和科学文化知识。
第十一条 档案工作人员应相对稳定，以保证档案工作质量。
第十二条 档案工作经费，列入部门预算，统筹解决。
第十三条 学校为档案室提供专用的档案库房，库房内配备符合档案管理要求的设施。
第十四条 学校根据档案工作需要，有计划地为档案室添置必要的档案存储和提供利用所需的设备，逐步实现档案管理现代化。
第四章文件材料的归档、移交和接收
第十五条 校档案室建立、完善文件材料的整理归档制度，各学院、各部门、各单位应做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料并及时归档保存。
第十六条 学校实行文件材料形成部门整理归档制度。各学院、各部门、各单位应归档的文件材料由文件材料形成者配合部门兼职档案员，按照校档案室制定的《三江学院归档文件整理规则》进行整理后按时向校档案室移交。
第十七条 学校档案分为党群、行政、教学、科研、基本建设、出版、外事、财会、声像、人物、实物、合同、招标等13类，各类文件材料的归档范围和保管期限按《三江学院档案归档范围和保管期限规定》执行。
第十八条 学校实行由文件材料形成单位及课题组立卷、归档制度。立卷人必须遵循“文件的自然形成规律、保持文件材料之间的有机联系，便于保管利用”的原则，进行系统整理组卷后向档案室移交。
第十九条 归档的文件材料应按规定格式整理，要求质地优良，书绘工整，声像清晰，符合规范标准的要求。
第二十条 归档时间及手续
1.党政类和能按自然年度归档的部门，应在次年五月底前归档。
2.科研、基建类在项目完成，通过鉴定、验收后两个月内归档。
3.教学类和能按教学年度归档的文件材料，在当年年底前归档。
4.财会档案，在会计年度终了后，由财会部门保管3年，期满后的次年6月底前，由财会部门的专（兼）职档案员将归档的财会档案向学校档案室移交。
5.特别珍贵的档案，从安全与保管条件等方面考虑，可以随时归档。
6.移交和接收档案必须履行相关手续，填写移交清册，一式两份，交接双方签名盖章。
第二十一条 对于某些需特殊条件保管、特殊原因或利用频繁且具有一定独立性的档案，根据需要设立分室保管。分室是学校档案室的分支机构，受校档案室和业务主管部门双重领导，待一定年限或校档案室条件许可时，再集中到校档案室保管。
第二十二条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按照规定向档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
第五章档案管理和利用
第二十三条 校档案室要实施规范化管理，全部档案都要根据《三江学院档案实体分类方案》进行分类、编号、排列上架，并编制检索工具，做到分类科学、整理系统、鉴定正确、保管安全、统计准确，利用方便，逐步实现档案的网络化、数字化管理。
第二十四条 档案室要落实档案的保护措施，建立档案库房管理和档案的安全保密等制度，学校要为档案保护提供必要条件。对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制，遇有异常情况，应立即向上级领导报告，及时处理。
第二十五条 学校档案室所保存的档案，主要供本校利用。本校工作人员因工作需要可查阅本部门归档的档案，如查阅非本部门归档的带有密级的或者限制使用的档案时，须填写《三江学院查（借）阅档案申请表》，方可查阅；社会各单位或个人需查阅档案时，应持介绍信、身份证等有效证件，经校（党）办主任同意后，方可查阅。办理学籍、成绩证明需携带本人毕业证书和学位证书。
第二十六条 档案室收藏档案属下列情况之一者不开放：
1．涉及党和国家秘密的；
2．涉及专利或技术秘密的；
3．涉及个人隐私的；
4．档案形成部门规定限制利用的；
5．涉及学校内部秘密的。
第二十七条 学校档案室要开展档案的编研工作，根据学校和社会需要，有计划、有步骤地对档案资料进行研究整理和出版。同时，档案室应参加学校信息网络整体建设，积极为教学、科研与领导决策提供有价值的参考资料。
第六章附则
第二十八条 本办法由校档案室负责解释。
第二十九条 本办法自公布之日起施行。