扎实推进档案工作规范化建设 切实提高档案管理与服务水平--叶俊副校长在首届档案工作会议上的报告

 

叶  俊

（2007年12月19日）

 

各位领导、各位老师、同志们：

我校的办学理念是“以生为本，德育优先，规范管理，以质取胜”，实践证明，规范管理是学校健康向前发展的重要保证。随着学校办学规模的扩大和办学进程的加快，学校各项工作正在逐步提高规范化水平。档案工作是学校建设与发展的重要基础工作之一，加强档案建设，推进档案工作规范管理，提高档案利用水平，为学校教学改革与发展提供更多更好的服务，是当前一项重要的任务。在这样的形势下，学校研究决定：召开三江学院首届档案工作会议，进一步推进我校档案工作建设、管理和综合利用。经过大家的共同努力，三江学院首次档案工作会议今天在这里隆重召开了，在此，我受学校档案工作委员会的委托，向大家做工作报告，全面总结近几年档案工作取得的成效，进一步明确加强档案工作的意见，部署今后一段时期内我校档案建设的主要工作。

下面，我主要讲三个方面的意见：

一、近几年来我校档案工作取得的成绩及存在的问题

近年来，我校以学士学位授予权评估和本科教学工作水平评估为契机，认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》、教育部《普通高等学校档案管理办法》等档案法规，围绕教学、科研、管理工作，加强档案基础性建设工作，学校和各院（系）按照学士学位授予权评估和本科教学工作水平评估的材料要求，对学校十多年来的文件材料进行收集和整理，形成了校、院（系）两级评估材料，为学校本科评估提供重要档案材料，在学士学位授予评审和本科评估中发挥了积极作用，提供了大量的数据、资料、图片、实物，充分利用档案为评估工作提供了有力的支撑。

2004起，学校在校长办公室设置了档案室，有专人具体负责学校的档案建设工作，着手制订学校有关档案工作的规章制度和工作程序。2006年9月校长办公室、党委办公室合署办公后档案室更名为档案科，并根据《校（党）办职责、岗位设置及职责分工》，明确其工作职责。同时，明确学校和各部门、各院（系）档案员及其工作职责，初步建立了全校档案工作管理网络体系。

2006年，学校修订并印发了《三江大学档案管理办法（试行）》，校党办档案科整理编辑了国家、省有关档案管理的15个规范性文件上传至校办网页，宣传档案法规和档案知识；同时结合本校的实际，制定了三江学院档案实体分类、档案管理工作职责、各部门归档范围和保管期限、各类档案工作规范、归档文件整理规程等一系列档案管理规章制度。

校党办档案科对学校1992年—2006年所有行政文书材料的散件进行了整理，按照归档规范（类目），将各年档案立卷、编目、装订、装盒、上架，并制作三江学院1992—2006年电子文书档案目录和2005年—2006年学校各类发文电子文档，方便了阅档、查档，也为以后建立档案信息化管理做了准备。

学校创办初期，没有专门的部门和人员负责档案工作，有部分资料、档案散落在当时负责此项工作的个人或其所在部门，为此，校长（党委）办公室于2007年1月下发了《关于征集学校档案的通知》，从一些老同志和有关部门收集了部分学校历史原始资料和大量的照片，并在此基础上进行鉴别、选择、整理、分类、归档。校长（党委）办公室还开展了档案编研和利用工作，对学校近四年来的办学条件进行了汇总和分析；汇编了2004—2006年学校获奖和学生参加省以上专业竞赛获奖情况；编写了2004—2006年《三江学院大事记》；汇编完成了各年《江苏省教育年鉴》、《雨花台区年鉴》等有关三江学院的文稿。

我校自1992年筹建以来，已经走过了15个春秋，在这期间，积累和保存了大量有价值的文件材料， 近几年来，学校进一步加强档案建设，取得了一定的成绩，但是还存在着许多不足：比如由于学校在发展过程中因校园多次迁址和人员更替原因造成了部分重要档案资料不完整，仍需进一步收集完善；档案工作规范化水平亟待提高，特别是要狠抓档案规章制度的落实；档案人员队伍建设仍需进一步加强，要加强培训提高档案工作人员的业务水平；档案的现代化建设与综合利用水平仍需提高等等，这些问题都要在今后的工作实践中加以研究解决。

以科学发展观为指导，以《中华人民共和国档案法》和教育部《普通高等学校档案管理办法》为依据，充分利用现代化手段，加强档案建设，强化档案规范管理，提高档案利用水平，为学校教学、科研和管理工作开展提供多层面、全方位的服务保障，为创建全国有影响的地方重点多科性大学目标的实现作出应有的贡献。

为了实现我校档案工作目标，我校档案工作开展应遵循“一个基础，三个结合”原则。“一个基础”是指档案工作开展要以档案工作的规范化为基础，依法治档，按章建档，规范管档，科学用档。“三个结合”：第一个结合是指要把推进档案工作的建设、管理与服务和本科教学工作水平评估整改工作结合起来，按照整改的目标和要求加强档案和归集、整理和利用；第二个结合是指要把推进档案工作的建设、管理与服务和民办高校的校情结合起来，形成具有民办高校特点的档案工作思路与方法；第三个结合是指要把推进档案工作的建设、管理与服务和学校推进数字化校园建设结合起来，按照数字化校园建设的总体要求，切实提高档案建设与管理的现代化水平。

档案工作是学校管理工作的重要组成部分，是办好学校的重要基础性工作，是衡量学校管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案工作，对于总结教育工作经验，探索、掌握教育工作规律，提高教学、科研和管理，保障教职工合法权益，扩大学校影响力和知名度，争创教育品牌，促进学校全面发展，都具有不可估量的作用。学校各部门、各院系要充分认识做好档案工作的重要性，立足于学校长远发展大计，紧紧围绕学校中心工作，切实加强对档案工作的领导，遵循“三纳入”“四同步”的档案管理原则，把档案工作列入本单位总体发展规划和计划，纳入工作人员的岗位职责，纳入工作评估指标，做到布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步布置、检查、总结、验收档案工作。学校今后对各单位进行工作检查、考核时，也将把档案工作列为一项重要内容。

为进一步加强对档案工作的领导，学校成立校档案工作委员会，委员会由分管档案工作的副校长担任主任，由校党办主任担任副主任，学校各职能部门、院(系)、单位有关负责人任委员。校档案工作委员会研究决定档案工作的重大事宜，审议通过学校档案工作规划，负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核。同时学校成立档案室，隶属于校长（党委）办公室，是校档案工作委员会的秘书处，也是全校档案工作的职能部门，是永久保存和提供档案利用的机构。各单位、各部门相应成立档案工作领导小组，领导小组组长由各单位分管档案的领导担任，成员由各单位档案员和有关工作人员组成。各单位应根据实际工作需要配备一定数量的档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。

档案室要根据学校的实际情况提出档案工作实施方案，统筹规划全校档案工作；完善各类档案工作规章制度，制定具体工作计划，并负责监督、指导和检查执行情况；指导和协助各单位做好档案的收集、征集、整理和组卷工作；各单位要严格执行档案工作制度，使档案管理规范化、标准化、制度化，同时要根据各单位的特点，创新适合本单位特点的管理办法。

学校每年要召开年度档案工作会议，认真总结本年度档案工作，部署下一年度档案工作任务，检查通报各单位档案工作完成情况，并将检查结果报送人事处，人事处要将单位、个人档案工作完成情况列为评选先进的一项内容。档案工作在定期检查的基础上，要积极开展校内各单位的互查和交流，形成档案检查工作的长效机制，促进档案工作的正常发展。

建设一支高素质档案工作队伍，是做好档案工作的基础。各单位、各部门要根据档案工作需要明确本单位档案员，同时加大档案员的教育培训力度，定期组织档案员进行业务学习，切实提高档案人员的档案基础知识与基本技能；为档案员提供外出学习机会，开阔眼界，拓展思路，尽快提高档案工作水平。要充分调动广大档案工作者热爱档案工作、做好本职工作的积极性、主动性和创造性，努力建设一支相对稳定的专兼职档案员队伍。

根据《高等学校档案管理办法》要求，档案库房、办公室、阅档室遵循三分开的原则，在现有条件下要逐步改善档案保管条件。档案工作所需经费，单独立项，列入学校预算，统筹解决。要把档案设施建设列入学校基本建设总体规划，在新行政办公楼竣工后，逐步建设符合档案管理要求的并留有发展余地的档案库房。对于声像、实物、电子文件等有特殊保管要求的档案，其保管库房要配置适宜的条件，以延长它们的存放时间。同时，要从档案工作实际出发，按需配置计算机等设备，逐步实现电子计算机管理与档案缩微化。

 

各级档案部门在加强传统的纸质档案管理的同时，要加大现代化管理力度，加强电子文件归档管理，加快档案馆藏数字化进程，建立档案信息网站。要把档案信息化建设纳入学校信息化建设管理范畴，减少资源浪费，实现档案资源共享。学校有关部门要统筹规划，使办公自动化系统和档案管理系统的研发同步协调进行，保证其相互融合，信息平滑过渡，在学校办公自动化系统完成的基础上尽快实现数字化档案管理，高水平地做好我校档案管理工作。

档案工作的根本目的是利用，要围绕学校中心工作，创新服务机制，积极进行档案利用工作的探索。档案室要根据学校工作需要，及时进行档案编研，逐步编制必要的检索工具，健全检索系统，提高利用工作的质量，提高档案工作服务的及时性、针对性和有效性。

校档案室要在做好现有档案收集的基础上，尽可能广泛征集学校历史档案，并利用档案资料编制校史、建立校史陈列室等，以发挥档案的文化、教育功能。

(一)建立档案工作网站。利用档案管理网页，宣传档案管理法规及档案知识，增强档案意识，提高工作自觉性。要做好对档案网页的维护、优化工作，提高点击率。使档案网页成为档案宣传工作的一个窗口以及日常档案管理、交流工作经验的一个平台。

(二)举办档案员培训班。本次会议后学校将举办档案工作培训班，进行档案业务学习、培训，同时结合部署2007年度档案归档立卷工作，以后每年都要通过多种形式组织档案工作的交流、学习、培训，以促进档案工作人员业务水平不断提高。

(三)指导各单位做好档案归档工作。各单位档案分管领导要根据档案管理制度规定的部门归档范围，协调好本单位内部教学、科研、学生管理、党政管理等方面的档案归口工作，各单位档案员要按照学校下发的档案工作标准、规范、程序，做好每一个环节的工作，做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范。档案室人员要深入基层做好档案归档、立卷工作的专业指导，以提高归档率、完整率。

(四)做好2007年各门类档案的立卷工作。各归档部门要按照学校的规定和要求，与档案部门合作，将上一年办理完毕的各种文件材料整理、组卷、输好目录信息、装订，做到保质、足量、按时归档并组卷。要协调好工作程序，尽快完成档案编号、装盒、上架；2008年4月份，学校组织对学校档案室、四个档案分室和各部门档案归档情况检查、评比。

(五)及时做好档案的移交工作。2008年底，各归档部门将整理好的各类档案向档案室及四个分室移交。同时积极稳妥地推进档案整体移交，学校将进一步加强档案管理基础设施建设，逐步改善校档案室档案保管条件，在条件成熟时，各档案分室向校档案室整体移交档案。

(六)引进档案管理软件。经过调研与比较，学校有意向购买“南大之星”档案管理软件，现代教育中心要做好技术上的支持与保障，做好与学校办公自动化系统的衔接。档案软件到位后，及时做好档案软件使用的培训，对各部门加强档案数字化工作的指导，积极组织档案目录的录入工作，到2008年底学校档案室及四个分室(即教学档案分室、人事档案分室、财务档案分室、基建档案分室)档案文件级目录全部电子化、1992-2003年部分文件电子化，2004年以后全部文件电子化。在档案目录电子化实现后，现代教育中心要协助档案室编制各门类档案管理检索工具，建立数据库，逐步开展电子档案信息网上查询工作。

(七)做好学校实物、音像档案的收集、整理。各单位积极征集珍贵的实物、重要图片档案，并随时移交到校档案室，档案室认真积累资料，做好登记与编号。

(八)围绕学校明年重点工作做好档案编研工作。包括本科教学水平评估的整改工作、教职工代表大会、15周年校庆、校友会成立、招生工作等等，做好专题编研。

(九)开展档案工作先进的评选。学校将根据2008年各单位档案工作，开展评选档案工作先进单位和个人的评比工作，通过评优表彰促进档案工作。

(十)积极为档案利用创造便利条件。档案的建设的过程也是档案利用的过程，在档案建设的过程中，要利用现有的条件，为档案的综合利用创造便利条件，同时在档案利用的过程中要规范档案利用程序，做好档案保密工作和安全工作。

 

同志们，档案工作是一项基础性工作，做好档案工作是一项利在当代、功在千秋的好事，全校档案工作人员对此应提高认识，当前是我校接受教育部本科教学水平评估工作整改的关键时期，是落实学校“十一五”发展规划，把学校建设成全国有影响的地方重点多科性大学的重要时期，学校各项事业的蓬勃发展的大好形势为档案工作的发展提供了更为广阔的空间。希望全校档案工作者以这次档案工作会议为新的起点，认清形势，统一思想，明确任务，扎实工作，乘势而上，把我校档案工作提高到一个新的水平! 

谢谢大家！