为规范我校公共会议场所管理，提高会议场所的使用效率和会议服务质量，结合学校实际，特制定本办法。
一、管理部门
学校公共会议场所由校长办公室统一扎口管理，目前校内共有五个小型会议室和两个大型会议场所，分别是5322、5422、A406、A404、A504、学术报告厅、三江会堂。
二、使用原则
（一）校级活动优先使用原则：列入学校每周会议安排的会议、活动优先使用相应指定会议场所；学校临时性重要活动、紧急会议等若需使用指定会议场所，则保证其优先使用。
（二）先预订者优先使用原则：在保障校级活动会议场所优先使用的前提下，各学院、各部门、各单位按照预定会议室的顺序，先预定者优先使用。
（三）校内集体活动无偿使用原则：以学院、部门、单位等集体名义组织的活动可无偿使用公共会议场所，以教职工个人名义举行或与学校业务无关的活动除外；学校公共会议场所原则上不对外租用。
三、申请程序
各学院、各部门、各单位使用公共会议场所须向校长办公室预约申请，不提前预约的会议场所原则上不予安排使用：
（一）小型公共会议室的使用需要提前一个工作日、通过智慧三江办事大厅会议室申请向校长办公室提出申请，申请信息须按照系统规定格式填写完整，经审核批准后方可使用。
（二）学术报告厅和三江会堂的使用需提前两个工作日、通过智慧三江办事大厅会议室申请向校长办公室提交申请，申请信息须按照系统规定格式填写完整，经审核批准后方可使用。
四、注意事项
（一）为避免影响其他会议进程，会期提前、延时或取消的请至少提前一天告知校长办公室，以便做好会议场所的协调工作，避免会场冲突、资源浪费等现象的发生。
（二）会议、活动期间，会务、场务工作须由使用单位派专人负责，使用前须认真检查室内设施完好情况，安全使用;结束后应及时关闭所使用的设备（音响设备、投影仪、空调、灯等）电源，原有物品复归原位，关闭门窗。使用期间公用设施和物品如有损坏须照价赔偿。使用完毕应及时通知校长办公室综合科。
（三）会议场所使用期间，应爱护室内公用设施，保证现场的清洁、卫生，不得使用不易清除的海绵胶，活动结束后应及时清理干净。禁止在现场吸烟、随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。因采取措施不当造成会议场所卫生脏乱，由使用单位负责清理。
（四）各单位开展活动自带的物品（展板、席卡等），用后请立即清理，不可留在会议场所内。若使用自带的横幅，活动结束后请务必取下带走，并把会议场所内原有欢迎横幅挂上。
（五）会议场所多媒体设备由现代教育技术中心负责，学术报告厅和三江会堂多媒体设备由现代教育技术中心派人播放。行政楼公共会议室多媒体设备由申请单位派人专人播放并按照规范程序操作设备。
（六）学术报告厅和三江会堂活动申请使用单位必需有专职老师在现场负责。
（七）会堂使用要特别注意消防安全。严禁在会堂内使用明火；严禁私接私拉电线及使用自带开关电源等电器设备；会堂内消防箱等设施前禁止堆放物品；演出如须使用冷焰火等材料，须事先报请保卫处批准后方可使用。
五、解释与执行
本规定由校长办公室负责解释，自发布之日起执行。