三江学院文件

校教字〔2018〕30号

关于印发《三江学院教学单位本科教学

档案建设与管理办法》的通知

各二级教学单位：

为进一步规范我校本科教学档案工作，加强教学单位本科教学档案管理，做好本科教学文件材料的收集、整理、归档和保管工作，促进工作日常教学管理和专业改革建设，现将《三江学院教学单位本科教学档案建设与管理办法》印发给你们，请遵照执行。

请各教学单位按照要求确定一名兼职教学档案管理人员，请于2018年7月15日前上报发展规划与质量评估处（联系人：陆美；电话：4906）。

附件：三江学院教学单位本科教学档案建设与管理办法

三江学院

2018年7月11日

三江学院校长办公室               2018年7月11日印发

附件：

三江学院教学单位本科教学档案建设与管理办法

第一章  总则

第一条 教学档案是高等院校在教学实践活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像载体等不同形式的教学文件材料的总称。教学档案是教学管理工作中的重要组成部分，是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。为了进一步加强我校本科教学档案工作，特制定本办法。

第二条 根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法》、《江苏省高等学校档案管理办法》和《三江学院档案管理办法》等法律、法规，结合我校实际情况，制定本办法，以进一步规范教学单位本科教学档案工作，为日常教学管理和专业改革建设服务。

第三条 我校本科教学档案实行学校和教学单位二级管理。学校保存的本科教学文件材料按《三江学院档案管理办法》中的相关规定执行；教学单位本科教学档案是指由二级学院(部)自行收集、整理、保管的本科教学文件材料，归档范围、分类编号和保管期限等按本办法执行。

第四条 教学单位应配备兼职档案管理人员，做到“三纳入”（即将教学档案工作纳入工作计划，纳入管理制度，纳入岗位职责）和“三同步”（即下达教学任务与提出文件材料归档要求同步，检查教学工作与检查文件材料形成积累情况同步，评审、鉴定教学质量与审查、验收档案材料同步）。

第五条 教学档案工作是教育教学质量评估和专业工程教育认证等必不可少的关键支撑材料，学校和教学单位在经费、库房、设备和人员配备等方面应给予保证，实现教学档案管理信息化，以便统一管理和利用。

第二章  教学文件材料归档范围

第六条教学档案是学校和二级学院(部)在教学管理、教学实践活动中形成的基本材料，是日常教学工作的“见证”，应真实记录和反映教学实践、教学研究、质量监控和管理活动的过程及成果。归档材料原则上为原件，若不是原件应在卷内备考表中说明原因；归档范围的确定原则如下：

（一）归档的教学文件材料，必须对学校和院(部)现实与长远状况具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学活动的全过程，确保完整、准确、系统。

（三）归档的教学文件材料，应遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学活动的成套性特点。

第七条 根据《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)和《三江学院档案管理办法》等有关规定，教学单位本科教学档案主要包括综合、专业建设、师资队伍建设、课程建设、教学运行、实践教学、实验室和实习基地建设与管理、教学质量管理、教学改革与研究、学籍管理与人才培养效果等方面内容，详见本办法附表1。

第八条 凡涉及学校的社会媒体报道以及学校、教学单位、教师和学生在各项教学工作和重要活动中使用计算机、数码相机、数码摄像机等现代技术手段形成的，具有长期、永久保存价值的数字记录形式的电子文件均应归档，如考试音频材料、机考电子文档材料、多媒体课件、教学实践活动的过程和成果影像资料、重要活动实况及照片、展板、画册和宣传册等。

第三章  教学档案归档流程

第九条 形成与积累

（一)学校每年召开教学单位本科教学档案工作会议，总结上年度工作情况，布置新年度的教学档案归档工作。二级学院（部）按需求从资产管理办公室领用档案盒、案卷封面封底、装订线等档案用品。

（二）归档的重点为教学管理活动中形成的不同载体的文件材料，尤其是彰显办学水平和专业特色的典型教学活动环节过程影像和实物等文件材料。

（三）凡涉及学生各种竞赛、课外实训和课外培训等文件材料，本着“谁组织，谁负责”的原则，由二级学院(部)教学、学工分别负责对学生获奖证书和职业资格证书等进行收集和整理，并对证书和奖杯等进行扫描、拍照或摄像归档，及时移交档案管理人员。

（四)档案管理人员应根据教学工作规范及档案归档要求收集和积累教学文件材料，并及时进行整理归档，做好教学文件材料的归档工作。

第十条 立卷分类

（一)按年度分类

一般性的教学管理文件材料按文件形成年度归档；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议，归入会议开幕的年度。

（二)按问题分类

文件材料按其内容所反映的问题、事由分开归档保存，详见本办法附表1。

（三）按保管期限分类

教学文件材料按长期和短期保存归档。具有重要参考价值和历史凭证作用的文件材料长期保存；试卷、毕业设计说明书（论文）和实验报告等具有时效性的文件材料一般短期保存，详见本办法附表1。

长期保存的教学档案应至少保存30年，短期保存的教学档案应至少保存10年。试卷、机考电子文档材料、实验报告、实习报告、课程设计说明书和毕业设计说明书（论文）等短期档案至少应保存至学生正常毕业后2年，各教学单位还应根据专业评估等要求酌情延长相关短期档案保存期限。

第十一条 整理组卷

（一)根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查找的原则组卷。原则上同一内容的文件材料组成一卷以便于利用；文件材料数量较多可组成若干卷，每卷不超过200页。根据文件材料的内在联系，对问题单一、文件较少的可按不同内容分别组成薄卷。

（二)卷内密不可分的教学文件材料按正件在前，附件在后；请示在前，批复在后排列；会议材料按议程的顺序排列。

（三)长期档案卷内材料一律拆掉金属物并用线装订，不得遮盖字迹，对破损的文件材料应进行修补。若装订线处有重要批注，则须进行贴边处理。

（四)对于不便于装订的教学文件材料，如试卷、论文和大作业等课程考核相关材料，采用档案袋存档，并在封面注明文件材料名称等相关信息。

（五)凡归档的特殊格式（如数据库）电子文件应包括相关支持软件；声像档案要确保声音和图像清晰。归档纸质文件所用纸张一般为A4纸，图纸按此规格叠成手风琴式，并将图名和图签折在外面。

（六)文中密不可分的插图、照片贴入文字材料内；附图册、表册、照片贴上标签，填写件号及归档号附在文字材料之后共同组成保管单位。声像和实物类档案材料用专柜保管，填写与文字材料卷一致的归档号，将其归档号作为教学文件材料的参见号填入备考表内。

（七)卷内文件编页码。卷内文件无论是单面或双面，只要有书写文字，均应每面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线的下角。

（八)打印卷内目录及填写备考表。本卷情况说明部分应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；案卷立好后发生或发现的问题由档案管理人员填写并签名标注时间。立卷人一栏由组成本卷的责任者签名；检查人一栏由立卷单位负责人对案卷进行审核签名。

（九)填写案卷封面栏目。一般包括卷内文件内容和名称等；标题要简短、准确，确切反映卷内文件材料主要内容。

第十二条归档要求与验收

（一）教学档案按自然年度每年归档一次，在次年寒假前（一般为1月底前）完成教学文件材料归档。

（二）归档的文件材料必须字迹工整、格式统一，签字手续完备。签名时用黑色水笔，不得涂改。声像和电子文档材料归档要做好备份，电子文档材料原则上以PDF格式保存。

（三）归档实行签名登记制度，归档人员要填写归档登记薄，作为移交凭证。交接时双方必须当面验收，检查文件材料是否完整、齐全；凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

第四章  教学档案的管理

第十三条 分类编号和编目

（一）档号。教学档案档号=“年度号”+“档案分类号”+“案卷流水号”。年度号采用文件材料形成年度；档案分类号＝“院(部)编号”＋“一级类目编号”＋“二级类目编号”＋“三级类目编号”。“一级类目编号”、“二级类目编号”和“院(部)编号”分别见本管理办法附表1和附表2；“三级类目编号”根据组卷数量，依次按01、02、03……编号。

（二）标识。年度号采用四位数字表示，如2012；院(部) 编号、分类号之间用连接符号“—”连结。每卷档案应在脊背上贴上注有档号的标签，档案编号如下：

第十四条 排架和保管

（一）案卷排架应按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排列，保持整齐美观，便于迅速查找。

（二）房内保持良好的环境卫生，注意通风，并有防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防鼠、防虫蛀和防污染等措施，确保档案安全。

（三）房内不得堆放杂物，严禁烟火和存放易燃物品，配备消防器材，下班前要进行安全检查，切断电源。

第十五条 档案的补充与修改

（一）做好归档案卷的补缺工作。档案管理人员对归档不完整的材料应及时追收，整理补充归档，将补充材料插入相应的案卷，并在卷内目录、备考表、统计表上补充填写有关内容和补档的具体原因。

（二）凡归档的教学文件材料需要修改时，必须经所在院(部)分管领导批准；未经批准，不得修改任何文件材料。

第十六条 档案的利用

（一）本单位教学档案查阅应办理登记手续，借阅须经分管院(部)主管领导批准，期限一般在一周以内。借阅档案应当面清点，不得代借代还。

（二）查阅或借阅跨部门教学档案，必须向档案保管教学单位主管领导提出申请，经批准同意后按规定办理相关手续。

第十七条 档案的统计、鉴定和销毁

（一）档案管理人员负责档案的统计工作，建立健全统计台帐，做到帐物相符，掌握档案的接收、整理、利用、移出、销毁的数据。

（二）凡归档的教学文件材料，档案管理人员应定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁，做好短期档案的销毁工作。

（三）销毁档案文件材料必须编写销毁清单，并报单位主管领导审核批准；未经领导批准，不得销毁任何档案材料。

（四）销毁试卷等涉及保密的文件材料必须在具有保密销毁资质的企业进行，做好涉密档案材料销毁的保密工作。

第五章  教学档案的保密制度

第十八条 教学档案保管和销毁必须严格执行国家及学校等相关规定，对借阅的各类文件材料必须注意妥善保管，严格保密纪律。

第十九条 档案管理人员要坚守岗位，切实履行保密职责，严格按照有关档案接收、保管、查阅利用制度，认真履行核对、签字、登记、注销手续。

第六章  教学档案工作岗位职责

第二十条 分管本科教学校长职责

（一）贯彻国家有关档案工作的方针、政策，把本科教学档案工作列入学校工作计划，做好学校本科教学档案建设发展规划。

（二)研究解决学校本科教学档案工作中存在的问题，并纳入其职责范围。

第二十一条 教学管理部门职责

（一）制订和健全有关管理制度，将教学档案全面纳入教学管理工作之中，并协助院(部)解决一些实际困难。

（二）加强与学校档案室的联系，做好教学单位教学档案业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。

第二十二条院(部)职责

（一）做好本单位领导有关教学工作会议记录、教师教学研究与教学改革活动记录、试卷、课程设计、生产实习、毕业设计以及教师和学生获奖等各种相关材料的形成、积累工作，尤其是在教学过程中形成的典型材料和优秀成果，以彰显我校应用型办学特色及水平。

（二）做好归档文件材料的整理、组卷、装订和保管工作，做到编目清楚，标题准确，取用方便，并及时剔除超过保管期限的试卷等短期档案。

第二十三条 档案管理人员职责

（一）做好本单位教学文件材料的形成积累工作。

（二）做好存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、统计、利用等工作。

第七章  奖惩规定

第二十四条学校每年开展教学档案检查，并纳入教学单位年度教学工作考核，对在档案工作中做出显著成绩的教学单位和个人给予表彰与奖励。

第二十五条对在档案工作中问题严重而又不及时整改的责任单位进行处罚；对有下列行为之一的责任者给予处分。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违规违纪行为。

第八章  附则

第二十六条 公选课和毕业换证考试等相关课程考核材料归档保管应根据教务处相关规定和教学工作规范，参照本管理办法执行。

第二十七条 本管理办法自颁布之日起执行，《三江学院教学档案管理办法》（校教字〔2015〕28号）同时废止。

第二十八条 本办法由发展规划与质量评估处负责解释。

附表1三江学院教学单位本科教学档案集存文件材料一览表

附表2 三江学院教学单位档案编号一览表

附表1：

三江学院教学单位本科教学档案集存文件材料一览表

附表2：

三江学院教学单位档案编号一览表