编制说明
（一）编制目的
为了统一我校档案实体分类，实现全校档案分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，以提高我校档案业务的整体水平，加强档案的科学管理，推进学校档案管理现代化的进程，依据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》，结合我校实际情况，制定本方案。
（二）编制原则
1、遵循档案的形成规律，结合档案内容，保持档案之间的有机联系，利于组织档案馆藏，便于科学管理和开发利用。
2、以我校全部档案为对象，按照形成同一活动领域的档案作为一个整体归入相同类别。
3、根据学校档案工作的历史、现状和今后的发展，从实际出发，体现教学、科研档案在学校档案中的中心地位及党政管理档案统率全局的作用。
（三）类目设置与标识
1、一级类目划分与标识
一级类目是我校档案实体分类的最高层次，根据高等学校档案产生的领域范畴、结合档案记述的内容性质，我校确定十三个一级类目，标识采用一级类目名称表征汉字的第一个拼音字母。例如：行政类档案标识为“XZ”。
一级类目名称、标识符号和主要内容如下：
党群DQ
主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
行政XZ
主要包括学校行政职能部门（教务、科研、基建、设备、外事、财务、学工等部门除外）工作中形成的文件材料。
教学工作JX
主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
科学研究KY
主要包括科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
基本建设JJ
主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
出版CB
主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
外事WS
主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
财会CK
主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
声像SX
主要包括学校各项活动中形成的对学校和社会具有参考价值和凭证作用的、以音像、画面形象方式记录的专门载体及其配套的文件材料。
人物RW
主要包括学校重要人物在教育教学活动中形成的文件材料。
实物SW
主要包括省部级以上领导或名人题词、字画、纪念品等；学校受到市级、省级以上的各种表彰获得的奖状、奖牌等；具有保存价值并反映学校历史沿革的各种实体物件等。
合同HT
主要包括学校对外订立合同过程中形成的文件材料。
招标ZB
主要包括学校在招标过程中形成的文件材料。
2、二级类目的设置与标识
二级类目是对一级类目的细分、细分的标准是根据该类档案形成的规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。二级类目的设置，依据每个一级类目的内容特点，分别按职能、问题、项目等设置。
二级类目的标识，一般采用阿拉伯数字“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13﹒﹒﹒。
根据我校的实际情况，各类档案扩展到二级类目。
