关于印发《三江学院归档文件整理规则》的通知

各学院、各部门、各单位：

为了规范我校归档文件整理方法，依据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》和《江苏省〈归档文件整理规则〉实施细则》，结合我校实际，制定了《三江学院归档文件整理规则》，并经校务会讨论通过。现将该规定印发给你们，请遵照执行。

特此通知。

附件：三江学院归档文件整理规则

             三江学院

                                            2018年6月28日

三江学院归档文件整理规则

为适应档案管理现代化需要，规范我校归档文件整理方法，依据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015)和《江苏省〈归档文件整理规则〉实施细则》，结合我校实际，制定《三江学院归档文件整理规则》。

本规则所称的归档文件是指本校立档单位在其职能和业务活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。本规则贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便高效，科学地开展归档工作。

一、归档文件的整理原则

归档文件的整理应遵循文件的形成规律，将应归档的文件，区分不同年度、机构，将反映同一问题的文件分类集中，按文件承办的时间顺序排序，实行以件为管理单位的方法，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

二、归档文件的整理要求

1.归档文件应齐全完整，保管期限划分准确。

2.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

3.归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。

三、归档文件的整理程序和方法

(一）“件”的确定及件内文件排序方法

归档文件以“件”为单位进行整理，一般以一份文件为一件：

1.文件正本与定稿为一件；

2.正文与附件为一件；

3.正文与文件处理单为一件；

4.原件与复制件为一件；

5.转发文与被转发文为一件;

6.会议记录、介绍信存根等一本为一件；

7.成套的会议材料各为一件；

8.重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；

9.计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、 领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件：

10.正文与文件处理单为一件；

11.来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)可为一件；

12.经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；

13.报表、图册、图表、介绍信存根、商调函存根、审批表、土地使用证、会议记录、纪念册、同学录、简报、各类登记册等按其本来的装订方法，一个自然本（册）为一件；

14.未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。

(二）文件修整

1.对破损文件进行修补、托裱。

2.对字迹模糊或易褪变的文件材料进行复制（单面复印）或进行字迹加固处理。

3.去掉文件上易腐蚀的金属物（如订书针、曲别针、大头针等)。

4.对于装订成册不便拆封的书藉、刊物、会议记录、名册、报表等，金属物已严密封装其中，且拆除会损坏原貌，不须拆钉重装，可保持原貌不变。

5.对过大的文件进行折叠等。

(三）装订

1.归档文件按件装订。

2.装订时，批复、批示在前，请示、报告在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图表内容在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。

3.装订方式可采用线或不锈钢订书钉在文件左侧装订，较厚的文件可釆用“三孔一线”方式左侧装订。

(四）分类

根据我校情况，采用“年度—问题（实体）—保管期限”分类法。

归档文件的整理，按下列步骤进行分类：

1.分年度：将归档文件按其形成年度归类。

(1)一般文件归入文件签发年度。

(2)跨年度办结的文件归入办结年度。

(3)对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进等内容涉及不同年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度。

(4)跨年度形成的会议文件归入会议开幕年。

2.分实体：将同一年度的归档文件按其内容涉及到的问题（实体）归类。

3.分保管期限：将同一年度、同一问题（实体）的归档文件按保管期限归类（永久、30年、10年）。

(五）排列

归档文件应在分类方案的二级类目内按成文日期（或文号）顺序排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件应分别排列在一起。

1. 编制归档号

1. 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。

2. 归档号是在整理过程中，体现归档文件类别、排列顺序的一组数字、字符的集合。包括全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题)、页数等编号项目。

   归档章式样

（1）全宗号：三江学院

（2）年度：填写文件归档年度（不是指归档文件整理年度），以四位阿拉伯数字标注公元纪年，（如2016，2017)。

（3）保管期限：填写归档文件保管期限（永久、30年、10年）。

（4）件号：归档文件顺序号。按照归档文件的分类和排列顺序逐件编写在归档章的相应栏目内。

（5）问题：作为分类方案类目的问题名称或代号，一级类目已在归档章上刻制，只需填写二级类目编号：如“DQ11”、“XZ11”。

（6）页数：指一件归档文件中有图文的页面纸页的总页数。

①编页号：将每一件归档文件中有图文的页面标注页号，正面编在右下角，背面有文字图表的编在左下角，每件文件材料页号均从“1”开始流水编制标注。如已有页码，可不再编写。

(七）编制归档目录

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。编目应做到准

确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。

1.文件应逐件编目。

（1）来文与复文作为一件的，只对复文进行编目，但必须在题名栏中用（）注明有无来文，如“附请示”；

（2）来文与复文若作为两件，则分别编目；

（3）同一事由形成多份文件的，应分别编目；

（4）归档文件目录为竖式，项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等七项(式样见[图示A2])。

[图示A2]归挡文件目录

①件号：按照归档文件的分类和排列顺序，从1开始标注编写件号。

②责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。一般应使用全称或通用简称，不能使用“本系”、“本处”等含义不明的简称。

③文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，填写时应照实抄录，不能有任何省略或改动。

④题名：文件标题。一般情况下，照录文件题名，不得省略或变更。

——文件只有一个题名且能反映文件内容的(正题名），填写时照实抄录；

——文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；

——文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；

——没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。

——文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄

录。外加“（）”标注。

——在计算机辅助管理条件下，若题名较笼统，需要进一步细化著录。如“XX介绍信存根”一本作为—件时，其题名可为“XX介绍信存根”，其介绍信中的人名可在备注栏中录入，以便二次检索。

⑤日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20140909。

⑥页数：以件为单位填写总页数；

⑦备注：填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、破损、修改、补

充、移出、销毁等。

2.归档文件目录用纸幅面尺寸采用A4型。

（八）归档文件装盒

1.归档文件的装盒顺序是归档文件目录、归档文件实体（按件号从小到大）。

每个档案盒装入归档文件的件数，根据档案盒的空间容量确定。

2.填写档案盒盒脊。

（1）档案盒统一印制，规格为盒脊厚度为20mm、40mm、60mm，外形尺寸为

长310 mm，宽220mm。

（2）档案盒为竖式摆放方式，盒脊设置全宗号、年度、保管期限、机构(问

题)、起止件号、盒号等项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文

件的件号，中间用“一”号连接:盒号即档案盒的排列序号，由校档案室编制。

(九）归档文件排架

归档文件整理完毕装盒后，根据我校采用的“年度—问题—保管期限”文件分类方案，将挡案盒按分类方案中确定的问题顺序分别排列上架，同一问题中按年度顺序排列，同一年度中按保管期限顺序排列。