序号

归档范围

保管期限

1

上级党组织颁发的文件材料

（1）针对本校且重要的文件材料

（2）需要长期参照执行的文件材料

（3）短期内参考的文件材料

永 久

30 年

10 年

2

校党委发文（正式文件的签发稿及印制本）

校党委发布的决定、办法、规定、指示、批转、通报和通知

永久

3

学校党代会文件材料：

会议、通知、工作报告、决议、选举结果、上级批复、提案及办理情况等

永久

4

学校党委会的会议记录、纪要、决议及会议通过的文件

永久

5

学校党委工作年度计划、总结

永久

6

校党委向上级党委的请示、报告及批复

永久

7

校党委负责同志在校内会议的重要讲话稿和参加上级党务工作会议的发言稿等重要文件材料

永久

8

党群系统停止使用的印章、印模

永 久

9

党委各部、总支等单位报校党委的报告、请示及批复

30 年

10

上级纪委、纪律检查材料文件

30 年

11

学校纪委、纪律检查工作规章制度、工作计划、报告、总结、会议记录

30 年

12

学校党员违纪案件的调查材料、处分、复查材料

30 年

13

处理人民来信来访的文件材料

30 年

14

学校组织工作计划、总结、决定、报告等

永 久

15

党员干部任免材料及上级批复文件

永 久

16

学校关于批准入党、转正、退党和取消党员资格的处理材料

永 久

17

党员组织关系转移（不含临时关系和校内变动）介绍信及存根

30 年

18

上级关于统战工作的文件

30 年

19

学校统战工作材料

30 年

序号

归档范围

保管期限

20

学校宣传工作计划、决定、报告、通知、总结

永 久

21

学校编印的各种宣传材料、出版物、画册及反映重大活动的剪报、图表及声像材料

永 久

22

重要媒体反映学校活动的新闻报道

30 年

23

记录学校重大活动、重要会议、接待上级领导和国内外重要来宾的材料

永 久

24

校工会规章制度、工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计报表

永 久

25

教代会、工代会的有关材料（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等）

30 年

26

表彰工会先进集体、个人的材料（市级以上）

永 久

27

校工会关于职工福利、文体活动等材料

30 年

28

其他需要归档的材料

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于共青团工作的文件

30 年

2

学校团代会、学代会形成的材料（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等材料）

30 年

3

校团委规章制度、工作计划、总结

30 年

4

校团委工作典型调查材料、表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料

30 年

5

处分团员的材料及复查材料

30 年

6

校团委牵头进行的重大活动的材料

30 年

7

学生社团印刷的各种刊物

30 年

8

其他需要归档的材料

序号

归档范围

保管期限

1

上级颁发的文件材料

（1）针对本校且重要的文件

（2）本校需要长期参照执行的文件

（3）短期内参考的文件

永 久

30 年

10 年

2

以学校名义制发的文件：校字、校长任字、校教字、校学字、校人字、校财字、校办字等发文（签发稿及印制本）；以学校名义颁布的规章制度、决定、决议、通知、通报、制度汇编等

永 久

3

学校校向上级机关的请示、报告及其批复

永 久

4

学校教育事业发展规划、行政工作年度计划、总结

永 久

5

校务会会议记录、纪要、会议安排

永 久

6

全校性的重要会议议程、校领导讲话稿、典型发言等

永 久

7

学校主办的全国、全省、系统、校际会议形成的重要材料

30 年

8

学校机构设置、调整、更名文件

永 久

9

学校历史沿革、概况介绍、校史材料等

永 久

10

校庆活动形成的材料

（1）校庆活动的通知、计划、重要报告、讲话、总结、纪念册、通讯录

（2）校庆学术报告、教学报告、文艺活动等目录

（3）重要贺信、贺电、会议记录和报刊杂志对校庆活动的报道

永 久

30 年

30 年

11

校友会材料（校友名单、通讯录、重要信函等）

30 年

12

上级领导来校视察材料（包括汇报材料、会议记录）

永 久

13

收文登记簿、发文登记簿

永 久

14

学校档案工作规章制度、工作职责

30 年

15

档案编研、利用、编纂材料

永 久

16

档案移交、鉴定销毁审批材料及清册

永 久

17

学校资产管理的规章制度、计划、总结等材料

30 年

18

学校土地产权、房屋产权材料

永 久

19

学校资产产权变动、资产清查和资产报废处置材料

30 年

20

学校房产统计资料（面积、结构、建筑时间、维修、改建等明细）

永 久

21

学校房屋管理、调配使用、转移等材料

30 年

序号

归档范围

保管期限

22

学校固定资产帐册

30 年

23

学校人事工作的规章制度、工作计划、报告、总结等材料

30 年

24

教职工录用、解聘、辞职、退休等人事变动的有关材料

永 久

25

受表彰先进集体、先进教职工的材料（市级以上）

永 久

26

学校教职工培养、管理、岗位考核、专业技术职称评聘等材料

30 年

27

教职工工资、工资名册及福利待遇等材料

30 年

28

学校监察、审计工作方面的规章制度、年度计划、总结等材料

30 年

29

各类审计报告材料

30 年

30

国防教育、学生军训活动中形成的有关材料

30 年

31

学校后勤管理工作规章制度、年度计划、总结等材料

30年

32

学校治安保卫、消防工作的规章制度、工作计划、总结、会议记录等材料

30年

33

图书工作规章制度、工作计划、总结等材料

30年

34

图书概况、发展规划、典藏目录、统计及统计年报

永久

35

学校现代教育技术工作的规章制度、工作计划、总结等材料

30年

36

校园信息化建设中形成的重要材料

永久

37

电化教学及管理材料

30年

38

其他需要归档的材料

序号

归档范围

保管期限

1

校理事会章程、组织条例、决定、规章制度、重要事项的裁决等材料

永久

2

校理事会组织机构、理事成员名册（含简历）、理事成员变更及有关批文

永久

3

校理事会工作计划、总结、会议材料、会议记录

永久

4

基金管理、捐资兴学奖励等协议、规定、办法、章程、使用情况

30 年

5

其他需要归档的材料

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关教学和教学管理等方面的文件材料

（1）针对本校的及重要的文件材料

（2）需要长期参照执行的文件材料

永 久

30 年

2

有关教学工作、学生工作的请示、报告及批复

永 久

3

学校教学的规章制度、工作计划、总结、培养目标等材料

永 久

4

学科专业建设工作材料（包括申请报告、论证材料、批复等）

永 久

5

课程建设工作材料（包括精品课程、优秀课程的申报、建设、评估及获奖材料）

永 久

6

教学工作会议、教学检查、教学评估等材料

30 年

7

各专业教学计划、教学大纲

永 久

8

典型教案、重要备课记录

30 年

9

教学实习、生产实习计划、毕业设计、创新实践、学习竞赛等材料

30 年

10

实验室工作计划、总结等材料

30 年

11

实验室建设材料（包括申请报告、论证材料、批复等）

永 久

12

学校二级单位目标管理、绩效考核等材料

30 年

13

校级先进班级、优秀学生、优秀学生干部名单及有关材料

30 年

14

学校奖贷学金规定及偿还贷款办法、各类奖学金获奖学生名单等材料

30 年

15

学生处分材料及本人申诉等材料

30 年

16

学生在学科竞赛、文体、社会、科技等活动中获得的奖励

30 年

17

《学生手册》及有关学生工作的简报、通讯等材料

30 年

18

继续教育检查评估材料

永久

19

学校对外合作培训项目和校内的各类培训项目管理材料

30年

20

其他需要归档的材料

序号

归档范围

保管期限

1

学校招生工作有关规定、办法、决定

30 年

2

学校编报的招生计划、请示以及上级的批复

30 年

3

学校招生简章、专业介绍、专业目录及招生宣传材料

30 年

4

录取新生名册

永 久

5

招生工作总结、新生情况分析等材料

30 年

6

其他需要归档的材料

序号

归档范围

保管期限

1

新生入学登记表、新生入学分班名册

永 久

2

学生学籍卡片、在校生名册、学生成绩总册

永 久

3

学生学籍变更材料（升、留级，休学、退学、复学、转学等）

30 年

4

其他需要归档的材料

序号

归档范围

保管期限

1

学校有关科研工作的规定、办法

30 年

2

科研经费、科研成果管理文件材料

30 年

3

年度内学校教职工出版发表论文、科研成果统计

永 久

4

学校学术活动材料

30 年

5

其他需要归档的材料

序号

归档范围

保管期限

1

科研准备阶段

项目申请书及批件

30 年

研究计划、任务书、合同书及协议书

30 年

课题前期调研报告、研究方案等

10 年

2

研究实验阶段

年度进展报告、总结报告

30 年

课题计划调整、撤销报告

10 年

实验、测试、观测、调查等的各种原始记录

30 年

数据处理材料

10 年

试验大纲、试验报告、测试报告

30 年

3

总结鉴定验收阶段

课题最终研究报告、总结等

30 年

鉴定证书

30 年

专家评审意见

30 年

鉴定会主要材料

30 年

正式发表的论文集出版的专著

30 年

4

成果申报奖励阶段

科技成果奖励申报与审批材料

30 年

科研成果获奖材料（奖状、证书原件）

永 久

专利申请书或证书原件

永 久

5

成果推广应用阶段

成果转让合同、协议书

永 久

推广应用方案及实施情况

30 年

成果宣传报导材料

10 年

对外学术交流材料

30 年

序号

归档范围

保管期限

1

学校基建工作的规章制度、年度计划、总结、重要的会议记录

30 年

2

全校性总体规划、设计总平面图

永 久

3

各种管线工程（地上、地下）分布图及有关材料

永 久

4

地质勘探、地形测量材料

永 久

5

基建工程财务概算、预算、决算

永 久

6

基建投资的请示、报告与批复

永 久

7

综合性征地文件材料（平面图、申请报告、批准文件、补偿协议书、补偿费用标准、补偿及付款凭证等）

永 久

8

其他需要归档的材料

序号

归档范围

保管期限

1

建设准备阶段

项目建议书、项目申请报告及批复

永久

可行性研究报告、方案论证及批复、选址意见书（规划局批准）

永久

设计任务书（计划任务书）及批复

永久

环保、消防、卫生防疫、防水等审核材料；水、电、气、暖供应协议书

永久

工程地质、水文勘察报告、勘察记录及图表；化验试验报告，重要土、岩样及说明

永久

地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录

永久

地址选择报告及批准文件

永久

本工程征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书等

永久

产权证书、国有土地使用证

永久

有关调整基建投资的请示、批复

永久

2

设计阶段

设计委托合同

永久

设计方案、初步设计、扩初设计、技术设计、施工图设计、校审记录、技术会审纪要、工程概算及有关材料

永久

工程项目招标、投标的有关文件

永久

承包合同、协议书及租赁文件

永久

技术秘密材料、专利文件

永久

设计计算书、关键技术实验

永久

总体规划设计

永久

设计评价、鉴定及审批

永久

3

工程施工阶段

土地施工文件

建筑许可证（建筑工程执照）

永久

开工申请、开工报告、工程测量定位记录、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

永久

施工设计、施工方案、施工计划、施工技术、施工安全措施、施工工艺

永久

原材料（钢、砖、水泥等）质保书及构件出厂证明、质量鉴定、半成品及预制构件合格证

永久

建筑材料实验报告，金属焊接试验报告

永久

设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

永久

砼(混凝土)施工日记

永久

土建施工定位测量、地质勘察、验槽及地基处理记录或桩基施工记录

永久

土、岩试验报告、砼(混凝土)、砂浆抗压、密封性试验报告

永久

基础工程验收记录（如打桩、灌注桩施工记录）、结构中间验收记录

永久

隐蔽工程验收、技术复核记录

永久

工程施工日记及测试沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

永久

分项、分部单位工程质量抽样检查、综合评定材料

永久

设备及管线安装文件

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

永久

设计变更、工程更改联系单(通知书)及材料、零部件、设备代用审批材料(含材料质量保证书、合格证)

永久

焊接工程检查验收记录

永久

隐蔽工程验收记录

永久

强度、密闭性试验报告

永久

设备调试、试验记录

永久

施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

永久

电气

仪表安装施工文件

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

永久

设计变更、工程更改联系单及材料、零部件、设备代用审批材料

永久

调试、测试、整定记录，隐蔽工程验收记录

永久

施工安装记录、质量检查、评定、事故处理报告

永久

4

竣工验收阶段

项目竣工验收报告(记录)

永久

全部竣工图纸（包括工程底图）

永久

项目质量评审材料

永久

竣工验收会议纪要、决议文件及工程现场声像材料

永久

工程预算、决算材料

永久

5

其他需要归档的材料

序号

归档范围

保管期限

1

书籍、刊物、报纸等出版物

永久

2

其他需要归档的材料

序号

归档范围

保管期限

1

学校外事工作规章制度、计划、总结

30年

2

学校外事工作重要会议材料

30年

3

中外合作项目的请示、报告、上级批件、合同、协议等材料

永久

4

出国（境）人员考察、讲学、研究、进修、访问等材料

30年

5

聘请外籍教师、专家、学者及友好人士来校、访问、讲学、参观交流的材料

30年

6

其他需要归档的材料

序号

归档范围

保管期限

1

学校财务管理规章制度、计划、总结

永 久

2

会计移交清册

30 年

3

会计档案保管清册

永 久

4

会计档案销毁清册

30 年

5

其他需要归档的材料

序号

归档范围

保管期限

1

预、决算报表

永 久

2

年度以上各种统计报表（含工资报表）

30 年

3

其他需要归档的材料

序号

归档范围

保管期限

1

总帐

永 久

2

学校专项基金帐簿

30 年

3

日记帐（现金、银行存款及对账单）

30 年

4

其他需要归档的材料

序号

归档范围

保管期限

1

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

30 年

2

各种原始凭证、记帐凭证

10 年

5

其他需要归档的材料

序号

归档范围

保管期限

1

工资发放名册等

永 久

2

各种奖金、奖学金、贷学金、助学金名册等

10 年

3

其他需要归档的材料

序号

归档范围

保管期限

1

各类重大会议（党代会、教代会、工代会、团代会等重大会议）照片

2

各种政治活动、方针、政策在学校贯彻执行情况的照片

永 久

3

来校视察、访问的国家、省、市领导人在校活动情况的照片

永 久

4

历任校领导在校活动情况的照片

永 久

5

全校性工作活动、毕业典礼、开学典礼、学生军训、学校举行的重大活动、重要工作会议等活动照片

永 久

6

学校教学及教学经验总结交流、教学评估工作、重点学科、科学研究、学

生科学实践活动及联合办学等活动照片

永 久

7

科研成果鉴定、开发利用、获奖情况，与外单位共同合作的情况，国际、

国内学术交流等活动照片

永 久

8

国内外专家学者来校访问、讲学、考察、学术交流活动的照片

永 久

9

学校同国内外院校进行的校际交流活动照片

永 久

10

学校领导、教师出国访问、讲学、考察活动的照片

永 久

11

学校重大基建项目的招标、奠基开工、竣工典礼照片

永 久

12

学校建筑物、校园景色照片

永 久

13

学校历年毕业生集体照

永 久

14

学校历届运动会照片

永 久

15

学生、教职工代表队参加全国、省、市各种重要赛事及获奖情况照片

永 久

16

学生、教职工文艺活动及获奖情况照片

永 久

17

著名校友、各地校友会活动的照片

永 久

18

学校各二级学院、各部门、各单位重要工作活动照片

永 久

19

人物类照片

永 久

20

其他需要归档的照片档案

永 久

序号

归档范围

保管期限

1

学校各二级学院、各部门、各单位在工作活动中形成的声像载体材料，重要

的录像带、幻灯片

永 久

2

介绍学校教学、科研、管理及学校在重大活动中所形成的录像带、幻灯片、

光盘等专题类声像载体材料

永 久

3

著名人物的专辑类声像载体材料

永 久

4

其他需要归档的声像载体材料

序号

归档范围

保管期限

1

著名人物生平历史的各类书表、各种证书、自传、任免奖惩、著作、研究

成果、论文等材料

永 久

2

反映著名人物各个时期出席各种重要会议及重要活动的材料

永 久

3

反映著名人物社会活动、学术活动、职务工作等活动中具有保存价值的材料

永 久

4

其他需要归档的声像载体材料

序号

归档范围

保管期限

1

各级领导及社会名流为学校所写的题词和赠送的字画

永 久

2

学校从事教学、科研、管理和对外服务各项活动（包括文艺、体育各种比

赛）中获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、奖励证书

3

学校各学院、各部门、各单位不同时期的印章

4

校友赠给母校的各种有保存利用价值，便于保管的特定物品

5

其他需要归档的声像载体材料

序号

归档范围

保管期限

1

学校与外单位签订的协议、合同、意向书、备忘录

永久

序号

归档范围

保管期限

1

仪器设备、基建等各类项目招投标材料（一个招标项目为一件）

永久