三江学院档案管理实施细则

第一条  为了进一步加强我校档案工作，努力实现档案的规范化管理，有效地保护和利用档案，为学校各项工作提供服务。根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《三江学院档案管理办法（试行）》及《三江学院关于加强档案工作的意见》等文件精神，特制定本实施细则。

第二条  本细则的实施，旨在将我校在教学、科研、党政管理及其他工作活动中直接形成的、对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像及实物材料能够收集齐全，系统整理，完整保存，便于提供利用。

第三条  学校要加强对档案工作的领导，要把档案工作纳入学校的整体发展规划，实行学校各项工作与档案工作的“四同步”，即在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条  校长办公会每年要将研究学校档案工作列入会议议题，听取学校档案工作进展情况的汇报，并就其发展规划、年度工作及业务建设与经费投入提出指导性、决策性意见。

第五条  分管档案工作的副校长，又是学校档案工作委员会主任，除对档案工作给予及时指导外，每年要主持召开档案工作委员会成员会议，研究、协调和解决档案工作中存在的有关问题。

第六条  校档案室既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存学校档案和进行提供利用的服务机构，承担着学校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计与利用任务。档案室要尽一步完善档案管理制度，规范管理，认真履行工作职责，实行分工负责。

第七条  学校兼职档案员要敬业爱岗，树立档案法制意识，加强业务学习，注重素质提高，掌握档案管理的新方法，积累档案管理经验，进行档案管理的学术探讨，学校要加强培养，提高兼职档案员的综合素质。

第八条  学校各部门、各院（系），担负着学校档案材料的收集，整理、立卷、归档的重要任务，要认真履行下列职责：

 (一)把档案工作列入年度工作计划，实行各项工作与档案工作的“四同步”管理，明确部门主管档案工作领导、档案员，并明确各自的岗位职责；力求做到人员的相对稳定，如有人员变动，需做好档案的移交工作，方可离岗。

 (二)各单位主管档案工作的领导要积极支持和协助档案员工作，督促检查档案员的立卷归档情况，发现问题，积极采取措施，及时帮助解决。主管档案工作的领导档案工作情况列入年度考核内容，

(三) 各单位要对档案工作实行严格管理，并要在档案员为兼职的情况下，保证其有足够的时间和精力进行文件材料的收集、整理、立卷、归档。对于有关重大活动事项必须安排本部门的档案员参加，确保学校档案材料能够收集齐全、整理完整。

（四）档案员的档案立卷归档工作，列入岗位职责。要按学校统一制定的档案归档、立卷制度，保质保量按时完成归档任务。

第九条  现阶段，学校档案实行统一管理，集中保管和分室保管相结合。学校各类档案在校档案室的统一指导下，按同一标准，同一要求收集、整理、立卷、归档、保存，条件成熟时及时办理移交。 

学校设立的档案分室分别为：（一）教学档案分室，由教务处负责；（二）人事类档案（行政类档案子目）分室，由人事处负责；（三）财会类档案分室，由财务处负责；（四）基建档案分室，由基建处负责；（五）职成院各类档案，由职成院负责。

学校档案室负责党群类、行政类、科学研究类、仪器设备类、出版类、外事类、声像类、人物类、实物类档案。其中学校重要的声像（照片、音像）类档案，由宣传部、现代技术中心专人定期归档。

第十条  为使档案管理不断规范化、制度化，确保档案归档率和完整率，保证档案资料能够收得回、用得上、管得好。学校各单位要与校档案室密切配合，在审批学生、教师获奖申报，报销设备仪器费用、报销重要活动费用，教师申报教学科研成果、申报职称评审时，必须有档案室提供档案归档齐全的证明，方予以办理。

第十一条  档案室在加强传统的纸质档案管理的同时，应加大现代化管理力度，加强电子文件归档管理，建立档案信息网站。校长（党委）办公室、现代教育中心、档案管理等部门应分工合作，确保办公自动化系统和档案管理系统的研发同步协调进行，在学校办公自动化系统完成的基础上尽快实现数字化档案管理，高水平地做好我校档案管理工作。

第十二条   学校要加强对各单位档案工作的指导、检查、督促，进一步加大档案管理的力度。

(一)档案室要安排专门人员指导、帮助各单位立卷归档，每年至少组织2~3次档案工作的检查、互查、评比，对各单位档案工作情况做出客观公正的评价。

 (二)学校档案工作委员会每年组织对各档案分室、各单位的档案工作开展情况进行考核与评价，并将考核与评价结果进行公示，对于档案资料收集齐全、整理完整、组卷规范、归档及时的单位，学校将对各单位主管理档案工作的领导和档案员进行年度表彰和不同等级的奖励；对不能按时完成归档任务的部门、个人，年度考核不能为优秀，不能参加当年各项先进的评选；

(三)学校积极鼓励单位、个人，捐赠重要历史档案资料，并给予适当的物质、精神鼓励。对于丢失、损毁或者将学校重要文件(上级针对学校的重要批示、批复等)和珍贵原始资料、图片(如经济、技术合同与协议等)据为已有，不肯归档的，一经发现，将按照《中华人民共和国档案法》的有关条款，追究当事人的相关责任。

第十三条  学校要加大档案工作的经费投入，注重档案库房、设施的标准化建设，为学校的改革发展与建设积累翔实的历史资料，并提供良好的服务。

第十四条   本细则自公布之日起执行。