抢抓机遇 迎接挑战 努力开创高校档案工作的新局面 ——在全国高校档案工作研讨会上的总结发言 蔺海波
各位理事长、秘书长、各位理事、各位同志：
两天的研讨活动就要结束了，两天来，大家以饱满的工作热情和高度的责任感，围绕如何加强“高校档案馆爱国主义教育基地建设”问题进行了认真热烈的讨论，大家集思广益，见仁见智，在许多方面形成了共识。会议对《高等学校档案管理办法（修订稿）》、《高等学校电子文件归档与管理办法（修订稿）》进行了认真的研究、讨论，形成了许多宝贵的修改意见。在这么短的时间里，研讨这么多内容，取得这么多成果，可以说是收效显著，这是一次真正的研讨会，是一次优质高效的会议。会上研讨的这些内容，对于我们在新形势下抢抓机遇，迎接挑战，促进我国高校档案事业的进一步发展，开创我国高校档案工作的新局面，具有重要意义。档案分会理事会通过的各项决议，对促进学会的发展，也具有重要意义。
两天的会议下来，我颇受启发，也深受感动。
先说感动。我强烈地感受到，我们高等学校有一支非常好的档案工作队伍，并且形成了一些优秀的档案工作团队，广大高校档案工作者在各自的工作岗位上，埋头苦干、扎实工作，默默奉献，并且与时俱进，勇于创新，高校档案工作队伍是一支非常有希望的队伍，是一支非常可爱的队伍，正是这支队伍，使我感到我国高校档案事业大有可为，充满希望。
再说启发。这次会议研究讨论的各项内容，可以说，都是教育行政管理部门的重要工作内容，中国高等教育学会档案工作分会的全体同志，以义不容辞的勇气，以舍我其谁的行动，勇挑重担，为教育行政管理部门做了大量卓有成效的工作，体现出强烈的责任意识和分忧意思，成为教育行政管理部门得力的参谋和助手，实践证明，中国高等教育学会档案工作分会是一个信得过、靠得住的组织，是一个有前途的组织，今后，它必将为我国高校档案事业的发展做出更大的贡献。
下面，我想就高校档案工作如何在新形势面前，抢抓机遇，迎接挑战，努力开创高校档案工作的新局面，谈几点认识和体会，供同志们参考，也就教于各位专家。
一、高校档案工作，挑战与机遇并存。
高校档案是高校发展记忆的基石，是高校历史的原始记录，“问渠哪得清如许？为有源头活水来。”作为一种重要的信息资源，高校档案的质量和完整程度影响到我国高等教育甚至整个社会记忆的留存。
随着我国改革开放的不断深入，我国的高等教育取得了跨越式发展，高校的重大活动、重要会议、重点建设项目、重大科研项目、重大改革工程、重要工作内容与日俱增，比以往任何时期都要繁多。
随着社会的发展，特别是身处信息快速发展的时代，我们每个人都强烈地感受到信息技术所带来的巨大压力与冲击，一方面，信息技术为现代档案管理开辟了美好前景，另一方面，信息技术也使得文件和档案管理工作面临着更多更新更复杂的难题。
固然，我们已经有一批成绩骄人的高校档案工作团队，它们是我国高校档案工作的龙头，已实现或基本实现了档案管理的现代化，在向现代化管理的二期目标前进，并且实现了多馆一体化的发展，但是我们也要清醒地看到，高等教育虽然整体上实现了跨越式的发展，但还不够平衡，还有许多高校的档案馆基础和力量相当薄弱，有些高校连最基本的馆室都没有，更遑论档案的信息化建设了。
客观形势要求我们要认真做好高校档案工作，而挑战又来自多个方面，在挑战面前，高校档案工作何去何从？
高校档案工作面临着的新形势、新问题，与英国历史学家汤因比先生关于挑战和应战的论述颇为相似。
汤因比把人类文明的起源和发展，归结为挑战和应战。在他看来，挑站就是人的生存受到了根本性的威胁和压力，应战则是人对这种根本性的威胁和压力，进行了有效的斗争。汤因比指出，冰河期结束时，由于欧洲大陆冰川收缩，大西洋气旋地带的再次向北位移，造成了非洲草原的逐渐干旱。当地的狩猎居民，生存受到了威胁。他们可以有三种选择：一是追随他们所习惯的气候和环境，以及他们的猎物向北或向南迁移；二是固守原地，靠他们猎获不怕干旱的生物勉强过下去；三是仍留原地，但通过驯化动物和发展农业来寻求生存。在这场对付干旱的斗争中，不改变居住地，也不改变生活方式的人灭亡了。改变了生活方式的人，由猎人转为牧羊人，逐渐成为亚非草原上的游牧民族。向北迁移的人，无意中遇到了新的挑战，即北方严寒的挑战，凡是没被压垮的人，都产生了一种新的适应能力。向南迁移的人，遇到了热带的单调气候。而有历史意义的是，有些人既改变了居住地，又改变了生活方式，而又正是这些人，从即将消灭的亚非草原上某些原始社会中，创造了古埃及文明和古苏末文明。
在汤因比看来，只有最后一种算是应战，因为他们的斗争是有效的，并且使自身得到了提高。
在高校正处于改革的攻坚期、发展的关键期的今天，要做好高校档案工作，谁的意志更坚决，谁的意识更超前，谁的动作更快，谁能积极主动地应战，谁就有可能在高校档案工作新一轮的发展中获得主动，占据先机。
面对现代信息技术和应用技术对文件和档案管理的全面而深刻的影响，以往“抄抄写写、剪剪贴贴、装装订订”的传统的“小作坊”式的档案管理模式已很难适应新形势、新情况的要求，换言之，长期以来以纸制文件为基础建立的传统档案管理思想、管理原则、管理方法正受到飞速发展的信息技术带来的严峻挑战。
还应当看到，挑战不仅仅来自外部，往往也来自于我们自身。
作为一项实践性和操作性都很强的管理工作，长期以来，习惯上把档案工作看作是一项重要的、但不处于中心地位的基础性工作，这里有一个自我认识上的习惯与观念问题。
不久前，我收到一位朋友寄自澳大利亚的明信片，画面是一张世界地图，不过，与我们习以为常的世界地图不同，这张地图，把我们习惯了的北半球在上，南半球在下调换了位置，这样，处在地图下方的、已被我们习惯性地接受了的澳大利亚，就处在了地图上方的中心位置，澳大利亚成了世界的顶部和前端。换个角度看世界，澳大利亚便“身居要位”，这是一种看问题的方法和角度，是一种视界。
所以，我们也要打破从来如此的观念，重新认识档案工作的重要性，并且做到自尊、自信，并通过努力，做到自强。这就需要我们要善于用超前的眼光、集成的智慧、交叉的思路、创新的举措把档案工作做实做透做细做好，需要我们扎扎实实搞建设，一心一意谋发展。
做好工作的前提是打好基础，档案工作确实是一项基础性工作，唯其如此，才显得非常重要，俗话说，基础不牢，地动山摇，做不好档案工作，虽不至于地动山摇，但做好档案工作，对学校的发展必定大有裨益。因此需要我们练得过硬的本领，踏踏实实、一丝不苟地做好服务，因为提供利用服务是档案工作永恒的主题。
但仅做到这样，还不够，还需要我们在立足于扎实基础的前提下，求新、求变、求高、求快，求发展，抢抓机遇，积极应战。
二、以信息化建设为抓手，努力实现高校档案的现代化管理。
新形势下，档案信息化建设是档案部门适应时代和社会发展的必然选择，也是实现档案管理现代化的客观要求，是提高档案服务水平的必由之路。
档案信息化建设要以档案的信息资源为核心，以档案的网络建设为基础，以扩大档案信息资源的开发利用为目标。换言之，资源建设是基础，现代技术是手段，开发利用是目的。档案的信息化，实际上也就是资源建设要搞数字化，现代技术方面要搞标准化，开发管理要搞网络化，科学管理现代化。
为此，我们要加快档案信息化建设的设施建设，加快数据库的建设，加强标准和规范的管理，建设数字化档案馆或档案室。
当前，高校在档案信息化建设中，特别要注意以下三个方面的问题：
1．建设跨学校的档案信息资源共享平台，以资源共享弥补资源的不足；
2．做到馆藏档案数字化和现代文件归档的电子化，建设学校电子文件中心；
3．积极探索实现档案信息化建设和学校校务政务建设有效衔接的途径，使档案信息资源与学校公共信息平台的信息对接。
做好档案信息化建设，要争取学校的大力支持，信息化建设的投入只有起点，没有终点。同时，要在实施档案信息化建设的同时，积极开展档案信息资源的开发与利用，要把档案信息资源的开发与利用纳入到学校、教育事业和国家的信息化行列中去，为学校、教育事业和社会提供优质高效的服务。同时要拓宽服务方向，拓展服务内容，丰富服务品种，主动服务，做好档案的编研加工，宣传陈列，网络服务等项工作，争取得到社会各界的大力支持。在这方面，上海交大、南京大学等一批高校走在了前列。
三、以学校中心工作为轴心，加强档案资源建设。
去年底，国家档案局发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）对档案的保管期限和范围制定了原则标准。《规定》的发布施行，是我国档案工作与时俱进，全面落实科学发展观，推进档案工作可持续发展的重要举措，是档案法制化建设的重要成果。不仅对各级机关正确界定文件材料的归档范围，准确划分文书档案保管期限，按时开展档案价值鉴定工作有着重要的指导作用，必将大力推动国家档案资源建设，促进档案基础业务建设。
高校档案馆的同志们要认真学习这个规定，根据国家档案局的要求，各高校要据此制定本学校的归档期限和归档范围，直属高校的归档期限和归档范围报教育部审核后，送国家档案局备案，希望各高校认真做好本单位档案的归档范围和期限标准的制定工作，明年上半年报教育部审核。
在制定归档范围和期限时，要特别重视学校的中心工作，特别是重大活动、重要会议、重点建设项目、重大科研项目、重大改革工程、重要工作内容的档案材料的范围和期限，以便为学校保存有价值的历史资料，同时也为学校的档案信息化建设提供优质的档案资源。重大活动，档案工作要提前介入，超前服务，全程跟踪，同步发展，有的学校实行了预立卷，实际效果证明非常好。
高校要建立档案资源的质量评估体系，对档案资源质量好的机关部处和职能部门要予以表彰。
在以学校中心工作为轴心，加强档案资源建设的同时，也要做好基础性档案资源建设，要有前瞻性，名人什么时候成为名人，不好预计，比如刘翔，十年前谁也不知道他会成为名人，因此，要广泛搜集。连战先生访问大陆，认为获得的最有价值的礼物，是他母亲70年前在北大读书时的档案复制品。
这是基础档案资源得到发挥利用的典型。
我们高校在档案资源的积累和保存方面占有得天独厚的优势，上海交大的谢绳武校长，有一次去档案馆查找一位南洋公学时期毕业的老校友的资料，由于上海交大历史档案全部数字化了，接待人员仅用了几分钟的时间就查到了这位校友的资料，谢校长喜出望外，对档案馆的工作大加赞赏，并当场表态再支持档案馆50万，继续做好档案的数字化工作。
这是以服务促发展的真实写照。
又比如，南京大学档案馆积极拓宽服务功能，丰富服务形式和手段，为学生拍摄毕业证照片，既全面真实地保存了学生资料，加强了档案资源建设，又扩大了资金来源，一举多得。他们建立的拉贝纪念馆，也是拓展和利用档案资源的生动例子，得到了德国西门子公司等的资金支持。
四、以和谐校园建设为重点，推进档案服务创新。
本次会议上，陈华新理事长作了《抢抓舞台，全面推进高校档案馆爱国主义基地建设》的主报告，深入、系统地论述了高校档案馆作为爱国主义教育基地的功能和基地建设的基本思路，这是一个非常好的报告，诚如陈理事长所论述的，开发档案信息资源，让历史以更智慧的方式走进大众，弘扬学校办学传统，提升大学文化，凝练大学精神，鼓舞、激励、引导广大师生心往一处想，劲往一处使，为实现学校建设目标而努力践行，为学校改革和发展提供强大的精神动力，是高校档案馆爱国主义教育基地建设所追求的目标和价值取向。
历史是一面镜子，做好档案馆的爱国主义基地建设，不论是作为凝聚校友饮水思源的纽带，还是作为吸引、感染并启迪青年学生爱国荣校的课堂，亦或是作为推介学校的窗口，融资助学的媒介，在当前高校档案馆建设中，都有着强烈的现实意义和深远的历史意义，并且具有现实可操作性，可以为学校的文化建设、改革发展提供强大的精神动力。
大学是人才培养、科学研究和社会服务的重要基地，是文明传承和创新之所。《周易》说：“观乎人文，以化成天下”，意思是说，观察人类文明的进展，就能用人文精神来教化天下。所谓人文教化就是用人文精神教化人，文化的本义就是以文化人，文化与教育在指向上是一致的，文化的过程是教育，教育的目的是文化。高校档案馆要积极发掘学校的文化资源，积极参与和谐校园的文化建设，档案馆与校史馆要相互衔接、相互补充，充分利用档案馆丰富的校史资源，积极开展各类档案资源的宣传展示活动，如在学校重大纪念活动时搞小型展览，在重要的政治活动、重要的纪念日、名人诞辰时发行纪念册、纪念图册、回忆文集、举办陈列展等，更有效地发挥档案馆的价值和作用，切实成为爱国主义教育的基地，以深厚的文化底蕴为社会主义核心价值体系建设提供强大的精神力量。
五、大力加强人才队伍建设。
科教兴国、人才强国的观念早已深入人心，人才是第一生产力也早已成为人们的共识，业以才兴，要开创高校档案管理工作的新局面，人才问题至关重要，因为馆以才兴。
面对新形势、新情况，要迅速转变档案馆为“养尊处优”之所，档案馆工作人员思想观念相对落后，视野相对狭窄，创新能力不强的状况，加强学习，解放思想，联系实际，学以致用。要树立强烈的事业心，增强责任感，以改革的思路，开拓的精神，发展的眼光，求实的作风，提高档案工作人员的素质水平和能力，与时俱进，档案馆要由养人部门向效能部门转变，养的人要发挥作用。
同时，要通过培养、引进和人才流动，优化档案馆的队伍结构，建设一支具有较高专业素质和综合实力，管理型、技术型、服务型、研究型相融的创新团队，这是兴馆之计，是档案馆做好内涵建设和外延发展，把档案馆事业做大做强的重要基础和有力保障。
六、积极发挥高教学会档案工作分会的作用。
高教学会档案工作分会自成立以来做了大量卓有成效的工作，近年来，在分会领导的正确领导和带领下，在分会全体同志的共同努力下，档案工作分会在推动全国高校档案事业发展和改革中发挥了重要作用，做出了积极贡献。同时，分会的自身建设也得到了进一步的加强，各位理事长、副理事长、秘书长、副秘书长和各位理事，相互尊重、密切配合，大家齐心协力、团结一致，为学会的工作、为高校档案事业倾注了大量心血，做出了无私奉献，赢得了全国高校档案战线同志们的信赖和支持，也成为教育行政部门得力的参谋和助手，充分发挥了学会组织协调，促进学术研究活动开展的作用；充分发挥了桥梁纽带作用，密切了教育行政部门和广大教育档案工作者的联系；充分发挥了参谋咨询作用，为教育行政管理部门的科学决策献策献力。此次会议的成功举行，就是学会对教育行政管理部门的又一次有力支持。
希望档案工作分会再接再厉，密切配合并大力支持教育行政管理部门的工作，希望学会紧密关注高校档案工作实际中存在的问题，围绕高校档案工作的中心任务开展调查研究和学术研讨，积极为教育行政管理部门出主意，想办法，我们将一如既往地支持同志们的工作和学会的发展，并将采取灵活多样的形式加强与学会的合作，让我们携起手来，为开创高校档案工作的新局面共同努力，做出贡献。
最后，再次对中国高等教育学会档案工作分会及其秘书处对教育部工作的大力支持，对云南省教育厅、云南大学有关领导对此次会议的大力支持，向为本次会议的召开付出辛劳的云南大学各位老师，云大宾馆的各位工作人员，向上海新影捷公司、南京中坦科技有限公司对会议的支持，表示衷心的感谢和诚挚的敬意！
谢谢大家！
2007年5月30日于昆明
